20 febrero, 2024

EL SABER NO TIENE COSTO

 

Nos encontramos dentro de la administración  de consorcios, chacras y barrios privados más importante de Argentina. Al día de hoy la Administración BACOM cuenta en su totalidad con 60 barrios y consorcios privados. Dentro de la misma hay dos oficinas de personal. Sector A (donde se realiza la atención a los propietarios) y el sector B (donde se realizan los pagos a proveedores).

En cada oficina hay 15 empleados sin contar a la genta de limpieza  (2 por oficina). Uno de los déficit más importarte que tiene la administración es la carga de facturas en el sistema lo que hace que el pago a los proveedores sea lento y tardío. Cuando pasa esto los llamados proveedores se quejan y dejan de cumplir sus determinadas funciones dentro de los consorcios.

Para que esto deje de pasar vamos a implementar la opción de un nuevo sistema de trabajo para el sector de proveedores. Actualmente cargan las facturas en una planilla Excel. No muchos de los empleados conocen ciento por ciento el funcionamiento del Excel. Nosotros los capacitaremos en un nuevo programa que se denomina Quick Book (libro contable).

Antes de enseñar a utilizar el Quick Book, se le hico una serie de preguntas a cada uno de los empleados del sector proveedores para saber su conocimientos previos con el uso de la computadora, planillas de cálculos y programas en inglés.

El resultado fue bueno ya que de 15 empleados 14 respondieron el cuestionario correctamente.

La capacitación de cómo utilizar el Quick Book es presentada a través de un Power Point. Por medio de Ias positivas y una persona a cargo de la charla y de la presentación de  la misma.

A medida que la capacitación fue en curso fueron pasando uno por uno cada uno de los empleados del sector B para poner en práctica los temas que se iban explicado (ya sea desde el cargo inicial de una factura, hasta el proceso final donde se realiza el pago de la misma).

Finalizada la capacitación y ya contando con el programa en cada una de las computadas del personal se les entregaron las facturas físicas que se recibieron en ese día, para la carga y confección del pago de las mismas. Esto bajo la supervisión de los capacitadores.

El resultado fue positivo en un 80% las facturas fueron bien cargadas y canceladas en un menor tiempo y de una forma más prolija. De todas maneras esto mejorara con el tiempo y el uso de este nuevo sistema en la jornada laboral.