El presupuesto es una elemento que refleja una visión clara y realista de los recursos financiero que componen el desarrollo de un evento, su creación debe ser minuciosa, detallista e informativa, el mismo requiere de una serie de gastos y costos previos que hay que tener en cuenta para evitar futuros imprevisto para llegar exitosamente a su realización.
En la realización de un presupuesto hay que tener en cuenta los Egresos para evitar futuros ajustes que alteran el control correcto de su realización.
Los costos fijos son los gastos que se establecen por su realización.
Los costos variables dependen del tipo de evento y la cantidad de invitados.
En los imprevistos es de importancia disponer de un monto extra para solucionar futuras contingencias se recomienda un 10% a 15 % del total del presupuesto. Es necesario contar con una carpeta de cotizaciones de todos los proveedores para tener en cuenta las condiciones de pagos y entrega en cada caso, como también disponer de tarjetas de contacto para su localización por futuros imprevistos.
La presentación del presupuesto final tiene que exponerse en una hoja todo el contenido, en el encabezado disponer de nombre, año, fecha y horario y número de personas, a continuación número de cada uno de los rubros, cantidad, precio y el precio final.
La utilización de un presupuesto para un OPE es de suma importancia porque nos permite presentar un informe detallo de la financiación disponible para los rubros utilizados, todos estos factores nos permiten realizar un análisis pormenorizado que se presentara en conjunto.
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