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La hoja de cálculo virtual

Muchas veces nos ha parecido difícil poder entender Excel, uno de los programas de Microsoft. Sí, es verdad parece un poco complejo, pero es cuestión de poder entender algunos conceptos claves.

Empecemos por el concepto de Excel, calificado como un programa computacional conocido como Hoja de Cálculo. Las Hojas de Cálculo fueron creadas desde 1960 para simular hojas de trabajo contable en papel dentro del mundo de la computadora y así poder ayudar a la automatización del trabajo contable. La Hoja de Cálculo Virtual fue reemplazando los sistemas de cálculo en papel, aunque ya no solo para el trabajo contable, sino que también para un sin fin de aplicaciones donde se requiere trabajar con datos tabulares. Pero Excel no es el único programa que se hizo para reemplazar dichos sistemas, para ese tiempo ya existían dos competidores fuertemente posicionados en el mercado, SuperCalc y VisiCalc, de las empresas Sorcim y VisiCorp respectivamente, por lo tanto, no iba a ser fácil introducirse en el mercado.

Microsoft en 1982 lanza MultiPlan, pero como si fuera poco en 1983 se lanzó Lotus 1-2-3 y logro ser la hoja de cálculo más utilizada del momento en muy poco tiempo lo que hizo que Microsoft dejara a un lado su producto, para luego en 1985 lanzar la primera versión de Excel. Aunque hasta ese momento fue exclusivo de la plataforma Macintosh 2 años más tarde se pudo lanzar Excel 2.0 que ya consideraba a la plataforma de Windows y a partir de ese momento la aplicación de Microsoft comenzó su crecimiento para llegar a ser la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

El detalle principal de Excel, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, formada por filas y columnas. De esta manera se logran generar pequeños recuadros los cuales conocemos como celdas, cada una de éstas tiene una única dirección, una columna y una fila, es decirla dirección a la que permanecerá será compuesta por una letra que representa la columna y un número que va a representar la fila. En cada una de las celdas se pueden ingresar tanto datos numéricos como alfanuméricos, al ingresar un dato alfanumérico Excel lo reconocerá y lo alineará a la izquierda de la celda, mientras que si insertamos un dato numérico lo alineará a la derecha.

Excel también nos permite hacer cálculos aritméticos, sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, la única condición es que delante de ellos debemos poner el signo igual (=1+2) así Excel automáticamente lo calcula y coloca en la celda seleccionada, eso es lo que conocemos como fórmula. Algo que también resulta muy interesante es que podemos hacer referencia al resultado de otra celda para incluir sus valores en la nueva fórmula (Por Ejemplo: =A1+A3, que sumaría el resultado de la fórmula de la celda A1 y el de la celda A3).

Y como para no ser completo, además de los cálculos aritméticos que podemos crear, Excel posee también sus propias funciones las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar entonces que las funciones son como si fueran un asistente de Excel a cuál le damos algunos datos numéricos y automáticamente se encargara de realizar los cálculos y entregarnos el resultado correcto en la celda.

Dichas funciones están catalogadas según su funcionabilidad, pueden ser funciones de búsqueda y referencia, funciones de lógica, funciones de texto, de hora y fecha y miles más, para conocer cada una de estas funciones podemos hacer Clic sobre la pestaña formulas y veras una serie de botones con los nombres de todas las categorías que hay y al hacer clic sobre ellos mostrara todos los tipos de funciones que pertenecen a cada una.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada, como aclaramos al principio, para trabajar con datos tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha información.

Una de las grandes razones por las que Excel se convirtió en una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es por su buena capacidad para crear gráficos basados en datos estadísticos. Lo que facilita el hecho de poder entender, comprender e interpretar mucho mejor a través del campo visual como lo permiten los gráficos. Aprender a crear gráficos ya es un tema un poco más complejo dentro del área, pero puede tener una idea de los gráficos disponibles en la aplicación haciendo clic en la pestaña insertar y de forma inmediata veras un grupo de comandos con el nombre de Gráficos donde encontraras los diferentes tipos permitidos.

Por todas estas funcionalidades que permite el programa es que dijimos en un principio que a veces nos parece un poco complicado poder utilizar Excel, puede intimidar a cualquier persona que quiera utilizarlo por primera vez, pero lo cierto es que hoy en día es muy importante saber manejar esta aplicación, más que nada porque es muy utilizada en el ámbito laboral, no solo para contadores y financieros, sino que para todo el público en general, ya que es una gran herramienta para el tratamiento de datos que trasciende mucho más de la contabilidad, facilitando la manipulación y tratamiento de datos.

Por este motivo es que es muy importante tener una base de conocimiento de Excel ya que cualquiera sea la profesión que tengas será inevitable tener que enfrentarte a este programa en el transcurso de ella.

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