Para la realización de un evento de manera eficaz vamos a basarnos en diferentes etapas:
1- PLANIFICACIÓN :
- Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)
- Objetivo (Misión y Visión, ¿qué quiero lograr?)
- Público (nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? ¿el evento es abierto o cerrado?)
- Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)
- Cantidad de asistentes
- Fecha y Sede
- Características del grupo
2- ORGANIZACIÓN
Se piensan las actividades coordinadas y las necesidades de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
- Operativa del Evento (división de tareas )
- Organigrama (sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta las jerarquías)
- Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt – herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para cada tarea- Diagrama de Pertl).
3- EJECUCIÓN OPERATIVA
Puesta en marcha del evento.
- Comité Organizador: va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.
- Comité Técnico
? Tematica del evento:
1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para poder llevar a cabo el proyecto.)
2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución anfitriona e invitada).
3) Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).
? Figura/Personalidad
? Reglamento
? Requerimientos
- Comité Comercial
? Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el objetivo de motivar y persuadir al público asistente)
? Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los socios, patrocinadores e información pública para saber que quiere el cliente)
? Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)
- Comité Administrativo
? Permisos/ Licencias
? Acreditaciones ( generalmente se terciarizan)
? Contratos
? Presupuesto General
? Seguros
- Comité Comunicacional
? Comunicación Externa
o Antes (Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puede faltar el nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección)
o Durante (Centro de Info )
o Después (Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores, conferencistas, figura/personalidad )
? Comunicación Interna
o Carpeta de prensa (incluye programa, folletos, publicidad, carta de los anfitriones de agradecimiento e info general.)
- Comité Operativo
? Equipos y materiales
? Ambientación y Escenografía ( si al evento concurre el cuerpo diplomático se utilizara la ley de precedencia Decreto Nº 2072/93)
? Montaje y Desmontaje
? Señalética
? Centro de Operaciones
o Transporte
o Seguridad
o Médico
o Alojamiento
4- GESTIÓN
Supervisar, coordinar, conocer, acompañar, anunciar cambios.
