23 junio, 2024

Para la realización de un evento de manera eficaz vamos a basarnos en diferentes etapas:

1- PLANIFICACIÓN :

  • Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)
  • Objetivo (Misión y Visión, ¿qué quiero lograr?)
  • Público (nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? ¿el evento es abierto o cerrado?)
  • Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)
  • Cantidad de asistentes
  • Fecha y Sede
  • Características del grupo

2- ORGANIZACIÓN

Se piensan las actividades coordinadas y las necesidades de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.

  • Operativa del Evento (división de tareas )
  • Organigrama (sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta las jerarquías)
  • Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt – herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para cada tarea- Diagrama de Pertl).

3- EJECUCIÓN OPERATIVA

Puesta en marcha del evento.

  • Comité Organizador: va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.

 

  • Comité Técnico

? Tematica del evento:

1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para poder llevar a cabo el proyecto.)

2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución anfitriona e invitada).

3) Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).

? Figura/Personalidad

? Reglamento

? Requerimientos

 

  • Comité Comercial

? Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el objetivo de motivar y persuadir al público asistente)

? Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los socios, patrocinadores e información pública para saber que quiere el cliente)

? Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)

 

  • Comité Administrativo

? Permisos/ Licencias

? Acreditaciones ( generalmente se terciarizan)

? Contratos

? Presupuesto General

? Seguros

 

  • Comité Comunicacional

? Comunicación Externa

o Antes (Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puede faltar el nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección)

o Durante (Centro de Info )

o Después (Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores, conferencistas, figura/personalidad )

? Comunicación Interna

o Carpeta de prensa (incluye programa, folletos, publicidad, carta de los anfitriones de agradecimiento e info general.)

 

  • Comité Operativo

? Equipos y materiales

? Ambientación y Escenografía ( si al evento concurre el cuerpo diplomático se utilizara la ley de precedencia Decreto Nº 2072/93)

? Montaje y Desmontaje

? Señalética

? Centro de Operaciones

o Transporte

o Seguridad

o Médico

o Alojamiento

 

4- GESTIÓN

Supervisar, coordinar, conocer, acompañar, anunciar cambios.

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