Tanto en los ámbitos empresariales como institucionales, los eventos ofrecen un marco o entorno en el que es posible generar o reforzar vínculos con públicos específicos de interés para la empresa o institución convocante, con lo que se transforma en una gran herramienta de relaciones públicas y comunicación.
Una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el hecho de invertir el dinero requerido a fin de llevar a cabo cualquier evento, es que proporciona grandes oportunidades de comunicación y relacionamiento, antes, durante y después de ser llevado a cabo.
Una función principal es generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no necesariamente es de una naturaleza noticiosa. Las instituciones y las empresas también pueden valerse de un evento para dirigir la atención de determinados públicos hacia sus actividades, funciones o procesos.
Por ejemplo, una consultora en Relaciones Públicas y/u Organización de Eventos realiza una capacitación, jornadas o congresos de carácter abierto y gratuito, con el propósito de promover determinados conceptos y valores y al mismo tiempo posicionarse como realizadores exitosos en la mente del público que asistió.
También, una de las ventajas principales de efectuar un evento no es el número de personas que asistirá al mismo, sino el número que puede alcanzarse a través de los medios de comunicación, por esto mismo es que el encargado de las relaciones públicas de la empresa y el organizador del evento tienen que tener bien en claro el presupuesto, los detalles, el tamaño del evento y saber captar las oportunidades que este le brindará para que sea exitoso y cumpla su propósito.
