Si tuviéramos que dar una definición de “evento” podríamos definirlo en rasgos generales, como el encuentro de un grupo de personas, en una fecha, hora y lugar previamente determinados, alrededor de un objetivo central. Este objetivo, será el principal motivo del evento, su razón de ser y será importante tener en cuenta, no solo los del cliente, sino también los de su público como base para lograr un resultado exitoso.
Estos objetivos van a variar, dependiendo el tipo de evento que estemos organizando: no serán los mismos para un evento social, que los de uno empresarial, o artístico o científico, y es muy importante tenerlos bien definidos antes de comenzar la planeación del mismo.
Ahora bien, si hablamos de la organización de un evento empresarial, los objetivos suelen ser muy concretos pudiendo ser la proyección de la imagen de la empresa, generar un acercamiento a actuales o potenciales clientes, ayudar a dar a conocer nuevos servicios o productos, mejorar el rendimiento del personal y motivarlos, incentivar la fuerza de venta, conmemoración de aniversarios entre otros.
Será entonces indispensable para el organizador, conocer estos objetivos, para saber cuál es el tipo de evento que deberá realizar para poder cumplir dicho objetivo.
Los mismos pueden realizarse por los responsables del departamento de relaciones públicas, relaciones institucionales u organización de eventos de la misma empresa, o por agencias o consultoras, externas.
A su vez, este acontecimiento puede tener diferentes tipos de financiación, pudiendo ser patrocinado por la misma empresa, o puede buscar ser financiado por el público, aunque también existen ocasiones en que buscan que su evento sea financiado por sponsors o patrocinio del estado. Estos eventos suelen buscar un fin de lucro a corto o largo plazo.
Además de los objetivos, será necesario conocer algunos puntos importantes que no se pueden pasar por alto como la procedencia de los participantes, pudiendo ser entonces un evento del tipo provincial, nacional, regional o internacional, que tipo de cliente tenemos (entidades emblemáticas, no gubernamentales o corporaciones) y conocer a los tres actores fundamentales del evento en profundidad: El cliente, el público y los proveedores adecuados para cada acontecimiento. Cómo será la difusión apropiada, el presupuesto asignado, el carácter del público. Y fundamentalmente en el rubro “empresas” hay que generar un análisis profundo de la empresa y del mercado en el que está inmerso. Para que los objetivos impuestos, se cumplan de manera eficaz y eficiente.
Una vez definido todo lo anteriormente nombrado, se decidirá qué tipo de evento se adecua a la necesidad de la empresa, pudiendo ser una reunión, una conferencia, un seminario, una feria, una cena de gala, un family day, etc.
En conclusión, en el mundo de la empresa, como podemos ver, los eventos toman un lugar cada vez más importante con el paso del tiempo y pasan a ser indispensables para el crecimiento de la entidad, logrando fortalecer la comunicación con todos los públicos y ayudando a crear o mantener una imagen exitosa que perdure en el tiempo.
