La organización de eventos conlleva ser responsable de muchos factores para que todo salga correctamente. Aunque los eventos en general tienen elementos comunes, es cierto que cuando se trata de organizar eventos empresariales se deben tener en cuenta ciertos principios importantes. ¿Qué tipo de evento empresarial podemos organizar y cuáles son las claves para que todo salga perfecto?
Conferencias y seminarios, convenciones de ventas, reuniones, iniciativas de Team Building, ferias y exposiciones, ceremonias e inauguraciones, lanzamiento de un nuevo producto o servicio, ruedas de prensa, entregas de premios, junta de socios o accionistas, aniversario de empresa, cenas, comidas, desayunos, etc.
El objetivo del evento es lo primero que se debe tener en cuenta antes de empezar a organizarlo. Variará de un tipo de evento empresarial a otro. El objetivo debe ser claro. Según la meta que la marca quiera alcanzar se deberá establecer uno u otro objetivo.
Se debe tener en cuenta también lugar, fecha y horario. Un evento cualquiera puede establecerse en fin de semana o por la noche. Cuando hablamos de eventos empresariales o corporativos, los horarios deben ajustarse al máximo al horario de trabajo habitual de la empresa. Dependiendo de la hora del evento empresarial se debe poner un tipo de comida u otra. Los caterings que ofrecen servicios para eventos en formato distinto, cada uno se debe adecuar.
Es importante saber quién debe acudir al evento: ¿es un acontecimiento a nivel interno? ¿Interesa que la prensa acuda y se haga eco? ¿Se requiere entrada o invitación? ¿Habrá que abonar alguna cantidad? La clave es realizar una lista de invitados acorde al evento.
No hay que olvidarse de la decoración. Debe ser acorde con el objetivo del evento y con la imagen que la empresa quiere dar. Por ejemplo, no se puede poner una piñata si el evento es un desayuno empresarial. Hay que seguir la imagen de la empresa que es lo que quiero mostrar.
