A continuación les contaré las etapas que llevamos a cabo para
nuestro Primer Evento Real – 27.06.17
Punto Cero
El evento comenzó desde el día en que nos propusieron la realización de un cocktail para los directivos de la sede Caballito.
La ansiedad nos llevó a querer definir la cantidad de bebida que íbamos a servir, sin tener en claro la cantidad de personas a las que invitaríamos. En bocetear propuestas para souvenires, sin saber en qué horario iba a llevarse a cabo.
Pero luego de tantas idas y venidas, a una semana del evento; pudimos comenzar a funcionar como grupo. Sinceramente, no tome la directiva ya que me sentía demasiado joven como para mandar a personas mayores. Y a su vez, no me veía preparada para manejar tantos “caracteres fuerte”.
Comienzo Real
Al alinearnos, definimos una hora para el evento, cantidad de personas que invitaríamos (30 aproximadas), y se decidió dejar la entrada libre para cualquier otro alumno y/o profesor que quisiera ingresar; ya que en ese horario los directivos presentes son pocos pero en contra posición, toda la sede comparte un mismo recreo en planta baja.
Se pensó una temática tradicional y formal, para comenzar con el diseño de invitaciones o afiches. La difusión del mismo iba a ser dentro de la facultad ya que está prohibido el ingreso de personas que no pertenezcan a la institución.
Para las invitaciones (parte de la que me encargué), tome ejemplos de internet y me encontré con muchos modelos distintos. Algunos exageradamente formales, otros más aniñados.
Optando por los colores del logo IEA se diseño algo sencillo, con ribetes muy finos en sus extremos y tipografía cursiva mayúscula. Con los modelos terminados, votamos la mejor opción y las imprimí. Papel grueso mate para las invitaciones (Opalina) y brillante (Ilustración) para los afiches.
Por otro lado algunos compañeros ya empezaban los presupuestos para las bebidas y el catering. Para esto último se buscó un catering económico, variado; con propuesta dulce y salada. Un compañero fue el encargado de prepararlo, así que tuvimos un costo bajo ya que nos cobró la materia prima únicamente.
Para la compra de bebidas, quisimos mantener las primeras marcas y para obtener los mejores precios, se compraron en un mayorista.
El control de gastos fue fundamental en este Evento, porque no contábamos con mucho capital y todo iba a cuenta de nosotros.
Unos días antes, a pesar de no contar con un cronograma de actividades y fechas, se llegó con todo lo hablado !
Evento
El día del cocktail, se cumplió en su mayoría con los horarios de ingreso de los compañeros (personal del evento) y todos llevaron lo que tenían designado.
Lo que observé como descuido del Organizador (osea, nuestro) fue que en el momento de comenzar el evento, varios cambiaron de puesto asignado, no tomaron con seriedad su posición y hasta algunos no cumplieron con su rol.
Cierre
Me gustó mucho esta práctica real de un evento porque se ve más allá. Se convive con todo lo que tiene que lidiar un Organizador de Eventos. En este caso, fue más complicado acomodar pensamientos del personal, que coordinar invitaciones, música, bebidas, catering, y demás elementos necesarios para llevar a cabo el evento en sí.
Quiero creer que esta “pelea de egos” fue únicamente porque no tenemos experiencia, y que a medida que vallamos avanzando va a mejorar exponencialmente.
