Luego de que se llevase a cabo el cocktail que tuvo lugar en la sede de IEA, el día Martes 27 de Junio y tras haber analizado dicho evento, he arribado a las conclusiones que detallaré.
En principio si se tiene en cuenta la definición de cocktail, entendiendo como tal, una reunión de tipo social previa a la cena. De carácter privado, cuyo objetivo implique un festejo, lo que trae aparejado, como consecuencia, la generación de contactos. Si se tiene en cuenta este evento en particular, se trató de la presentación de los estudiantes de primer año de la carrera de Técnicatura de Organización de Eventos, cuya finalidad era poder mostrar lo aprendido hasta el momento.
Si se efectúa un análisis más pormenorizado, se debe considerar entonces que un evento se divide en tres partes.
Primera parte o Pre Evento, etapa donde se realiza la planificación y organización del evento propiamente dicho, donde se consideran los objetivos, el tipo de evento, la asignación un nombre, etc. Así entonces esta etapa no se llevó a cabo (según mi perspectiva) de manera eficaz, dado que en principio la asignación del nombre del evento, careció de originalidad, le generó la falta de identidad, volviéndolo básico, poco atrayente.
No contó con un Comité Organizador, notándose la ausencia de un principal responsable, lo que produjo que tal función fuese ejercida por los distintos miembros de grupo, provocando el resultado contrario ( desorganización, roles poco definidos e incertidumbre).
La Comisión de Logística refiere, cuya relevancia implica atender a la parte operativa como coordinación de reuniones, horario de llegada de personal y contratación, puede decirse que este comité funcionó deficientemente también, ya que sólo una persona ejerció esta función, siendo desconsiderada ( por el resto del grupo) como algo menor, desatendiendo y desvalorizando la importancia de este comité.
La Comisión Técnica Académica, cuyo propósito es dictar las normas de trabajo a los integrantes de la mencionada comisión, tal función se llevó adelante a través de la creación de un grupo de Whtasapp, permitió la optimización del tiempo, coordinación de manera unificada, la división de funciones de los integrantes, temática a desarrollar previamente, entre otras cuestiones.
Algo para destacar, tiene que ver con la determinación de una metodología exigente y de responsabilidad que como miembro de esta comisión, ejercí para el cumplimiento de estos propósitos.
La Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo concierne. Esta comisión tiene a cargo la promoción y divulgación del evento, se desarrolló de manera efectiva, acertada y competente.
Otro punto a considerar tiene que ver con la utilización de los recursos humanos, la contratación de la persona que llevó a adelante y estuvo a cargo de la iluminación, sonido, puesta en escena, ambientación y el timing musical de evento, ejercida por mí. Por otro lado, la contratación del servicio de catering, fue acorde al nivel de excelencia buscado, el cual presentó una variedad de comida y una distinguida presentación del mismo.
Los recursos materiales, se trata de la implementación de los recursos necesarios para realizar el evento, los presupuestos en lo que refiere a comida, bebida y ambientación. Siendo seleccionados los de menor costos, lo cuales fueron costeados por los integrantes del grupo.
Evento propiamente donde se ejecuta, o es la puesta en marcha lo anteriormente detallado, el tiempo de elaboración y puesta a punto del sonido, ambientación e iluminación, lo que implico tiempo estimado de 2 hs previas y de llegada del servicio de catering con anticipación de 1 hs previa al arranque del evento.
Esta etapa, considera también el aporte de mantelería, vasos, torres de decoración de alimento, enfriado de bebidas, hielo, bandejas e indumentaria apropiada para la ocasión.
Otro punto destacable a mencionar, tiene que ver con la puntualidad del comienzo del evento, lo cual se respetó de manera correcta, comenzando a las 19 hs.
En concomitancia con este tema, hay que mencionar el rol cumplido por el orador quien dio el puntapié inicial para el comienzo e inauguración.
El servicio de bandejeo se realizó correctamente, así como también debe destacarse lo oportuno que fue el armado de una mesa de apoyo para dejar vasos vacíos y servilletas entre otras cosas, la cual fue situada en el centro del lugar.
Otra actividad, fue la aplicación de encuestas a los invitados presentes con el fin de poder evaluar a posterioridad, el nivel de satisfacción de los invitados, errores cometidos en el transcurso del evento, cuestiones no tenidas en cuenta, etc.
En lo que a la clausura del evento refiere, fue puntual, 20 hs, dando comienzo a la etapa de reacomodo del salón, limpieza y guardado de equipos.
Para finalizar, vale analizar el Post Evento entendido como el cumplimento de los compromisos, lo que implica el pago del material comprado para la realización del catering así como la devolución del material que cada integrante aportó a tal fin.
Considerando la Evaluación o Conclusión, diré que, desde mi punto de vista y habiendo hecho un análisis pormenorizado de este evento, he llegado a las siguientes deducciones:
- Reunir 16 personas sin un líder que encabece el grupo, genera conflictos y desorganización desde un principio.
- La poca participación, compromiso e implicancia de algunos integrantes, no deja en claro sus opiniones respecto al aporte del resto de sus compañeros.
Por último, diría que siendo DJ y habiendo realizado ya eventos sociales de tipo particular, noto, en primer término que algunos, no tienen sobre la carrera un mirada de tipo profesional, dedicándose a ver solamente una competencia con su entorno, y la función de aprender y aportar sólo es desarrollada en el ámbito de clase, no pudiendo trasladarla o ponerla en práctica.
«si bien la teoría es importante, el enriquecimiento que aporta la práctica es fundamental y solo se requieren para el arribo de un evento exitoso, tres cuestiones de suma importancia:
- Un buen disc jockey con un excelente sonido,
- un buen servicio de catering y
- la ambientación que acompaña a los dos precedentes».
