Al igual que una empresa u organización, en un evento se necesita una clara administración, planeamiento y sobre todo objetivos.
La administración es la ciencia social que se encarga del estudio de las organizaciones y la técnica que, a su vez, se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos ya sean humanos, financieros, materiales entre otros, existen otras definiciones que se le pueden otorgar a la administración y se las puede asociar de mejor manera a la organización de eventos, como por ejemplo, que la administración es un proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
Por otro lado, se encuentra el planeamiento que implica la elaboración de un plan que permite llegar a cumplir un objetivo con éxito, que es lo que se necesita a la hora de organizar un evento, en donde se utiliza la calendarizacion que es una herramienta, planilla, donde se detallaran todas las actividades previas y posteriores al evento, desde reuniones hasta la selección del catering para asignarles un tiempo o limite en el que deben ser realizadas dichas actividades para cumplir uno de los tantos objetivos del evento, pero esta no es la única herramienta que se utiliza para una clara administración u organización del evento, también se utiliza lo que se llama timming, que es similar a la calendarizacion , pero tiene como función guiar la secuencia del evento cronológicamente con cada actividad, indicando los lugares, los temas que se tratan, y hasta especificando los oradores que asistirán en caso de que sea un evento empresarial. Estas herramientas permiten al organizador administrar su tiempo, así como elegir en que actividades participara y en cuales no, también permite prever la duración del evento, la hora de finalización y los espacios receso con los que se contara en el evento, también no puede permitir tener una clara visualización para encontrar una solución rápida en caso de que se presente algún problema, por ejemplo que un orador se retrase o bien que alguna conferencia se extienda mas de lo debido. Este tipo de herramientas son únicamente para uso del personal ya que los invitados o el publico no debe de saber a que hora llegara un proveedor o a que hora comienza el desmontaje del evento entre otras cosas que no son de su incumbencia. Sin embargo también hay una herramienta para los invitados/publico que se llama programa en donde se especifica el horario y ligar en donde habrá actividades, conferencias, recesos y demás en donde pueda participar pero ningún otro tipo de información.
Todas las herramientas mencionadas anteriormente sirven para una buena administración y planeamiento del evento para cumplir con todos los objetivos propuestos
