La realización de un evento lleva un proceso de mayor complejidad de la que se suele pensar, partiendo desde el momento cero en que se tiene el primer contacto con el cliente. No sólo se trata de organizar, sino que también de supervisar y planificar, lo que conlleva con esto estrategias de comunicación y de marketing.
El evento se realiza en base de una planificación, es decir con el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre sí, con vistas a alcanzar un objetivo predeterminado. Esto responde a la formulación de: qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo, quién debe hacerlo, y qué medios debe utilizar para hacerlo. La planeación y evaluación, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados.
Al momento de la realización de un evento juega un rol muy importante las relaciones públicas para crear por medio de una investigación y de diagnóstico las estrategias comunicacionales adecuadas al objetivo que se quiera alcanzar. Se debe tener en cuenta para esto el público meta y el presupuesto con el que se va a contar, y se realiza mediante la recopilación de información a partir de un brief, entrevistas e investigación d
e mercado.
Para que toda la planificación resulte exitosa en el desarrollo del evento, debe existir la tarea de coordinación general, es decir, una persona con la función de dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.
En conclusión, se debe tener en cuenta a la hora de realizar un evento todas las áreas involucradas, como son las estrategias comunicacionales, los objetivos, el protocolo y ceremonial, la prensa y difusión, y la evaluación del mismo, con las personas adecuadas para la realización de estas tareas, ya que si se descuidan estos aspectos es difícil lograr las expectativas deseadas.
