La capacitación es una necesidad en el lugar de trabajo. Sin ella, los empleados no tienen un entendimiento claro sobre sus responsabilidades o deberes. Una empresa que carece de un programa de capacitación adecuado no puede mantener un modelo de negocio para trabajar, ya que es probable que la empresa esté llena de empleados que tienen sólo una ligera idea de cómo llevar a cabo su trabajo.
Cuando una empresa no capacita apropiadamente a sus empleados, a menudo éstos tienen dificultades para adaptarse y entender el trabajo. Si bien pueden ser capaces de completar sus tareas diarias, su rendimiento por lo general es pobre en comparación con los empleados más experimentados. Los trabajadores que no están debidamente preparados pueden frustrarse por su incapacidad para alcanzar puestos más altos, lo que los lleva a buscar otro empleo o simplemente conformarse con un rendimiento mediocre.
Una empresa con un programa de capacitación pobre, provoca que los administradores traten con empleados poco preparados. Esto puede causar estrés en la administración, debido a que los administradores ya tienen una serie de tareas que cumplir cada día, y el tener que asegurarse de que los nuevos empleados entiendan cómo realizar su trabajo es agotador. Un administrador que toma parte de su tiempo de trabajo para instruir a un empleado a lo largo del día, puede ser incapaz de cumplir completamente con sus demás obligaciones, como hacer los inventarios y asegurarse de que el lugar de trabajo funcione sin problemas. Si alguien no entiende cómo completar una tarea o cómo hacerla de manera eficiente, la empresa sufrirá de bajos resultados de producción. Por ejemplo, si una empresa expendedora contrata a un nuevo empleado para abastecer los camiones durante la noche, debe saber que producto va en cada camión y cómo colocarlo de manera que el conductor pueda fácilmente acceder a él. Si el empleado carga el producto equivocado en los camiones, se pierde tiempo al tener que solucionar el problema por la mañana, lo que puede resultar en un menor número de máquinas expendedoras surtidas al final del día.
Ciertas empresas confían en los empleados debidamente capacitados no sólo para obtener mejores resultados, sino también por razones de seguridad. En algunos puestos de trabajo, los empleados que carecen de la capacitación necesaria pueden ser un peligro para sí mismos y para sus compañeros de trabajo. Por ejemplo, los empleados de una pizzería deben ser capacitados para operar el horno para pizza, de lo contrario, pueden lesionarse a sí mismos y a quienes están a su alrededor.
Algunas empresas ofrecen una excelente capacitación relacionada con el puesto de trabajo del empleado, pero ninguna relacionada con otras áreas. La capacitación en varias áreas se refiere a capacitar empleados en áreas distintas a su puesto normal. Por ejemplo, un cajero puede ser capacitado para saber cómo dar servicio al cliente y cómo encargarse del departamento de electrónica también. La capacitación en varias áreas fortalece a una empresa para poder compensar el desempeño de los empleados que están ausentes o que dejan la empresa, cubriendo su puesto de forma temporal con personal que ya trabaja en la empresa.
