En el éxito de un evento el presupuesto cumple un papel muy importante ya que nos ayudará a obtener una visión más clara y realista de os recursos financieros y materiales que se necesitarán para poder desarrollarlo de la mejor manera.
Todo evento requiere de gastos y costos pero debemos de organizarlos previamente para no llegar a tener inconvenientes. Si bien toda satisfacción de un organizador es cumplirles los deseos a los clientes hay que ser honestos sobre qué es posible con el presupuesto que se tiene.
Existen dos tipos de presupuesto uno es cuando el evento se adapta al presupuesto y el otro es cuando el presupuesto se adapta al evento. En el primer caso el organizador cuenta con un cierto monto de dinero y se debe de adecuar la contratación de servicios y de proveedores al mismo. En el segundo caso el presupuesto se proyecta de acuerdo a la planificación, a la necesidad y a los objetivos del evento.
Durante la planificación del presupuesto debemos detallar en una lista todos los servicios utilizables en el evento y de ahí seleccionar los que se pueden contratar.
Al organizar un evento tenemos que tener presente que vamos a poseer costos o egresos que son el monto total invertido en la organización del mismo. Durante el desarrollo del presupuesto contamos con dos tipos de costos: los costos fijos, son los que cubrimos independientemente de la cantidad de asistentes del evento como por ejemplo servicios de estacionamiento, diseño y envío de invitaciones, equipo técnico, sonido y fotografía, etc. y los costos variables que están establecidos por la cantidad de invitados como por ejemplo servicio de catering, personal de seguridad, material de acreditación, etc. Pero no debemos olvidar que pueden existir imprevistos por lo que recomendable contar con un cierto monto extra para cubrirlos.
Para ir terminando este artículo y como recomendación es correcto ubicar todo el contenido en una hoja y detallar los datos del cliente, de la empresa y del evento y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el precio unitario y por último el precio total.
Espero que estos detalles les hayan servido para poder desarrollar un excelente presupuesto para cualquier tipo de evento que quieran organizar.
