18 mayo, 2024

La tecnología llego para quedarse y los organizadores profesionales de eventos no se quedaron afuera. Acá te contamos como influyó en la agilización de las herramientas de planificación dentro del proceso de creación.

 

A la hora de organizar un evento de cualquier tipo, hay ciertas herramientas que nos ayudan a ordenarnos en el tiempo y que son esenciales. Estamos hablando de la calendarización, que nos ayuda a organizar las tareas que realizaremos previas al día del evento, el cronograma, que detallará las actividades que se llevarán a cabo durante el acontecimiento y el minuto a minuto, que refiere al seguimiento de ocupaciones de cada uno de los que participarán.

Ahora: ¿En qué influye la informática a la hora del armado de estas herramientas?

Primero cabe aclarar que estos, se realizan mediante cuadros de doble entrada en los que se detallaran tiempos y actividades, por lo tanto, la existencia de programas procesadores de texto como el Word y el Excel, son fundamentales para lograr un armado prolijo y con la posibilidad de corrección de datos en el transcurso del tiempo, ya que, todo lo previo al evento, está abierto a posibles modificaciones, y un archivo escrito a mano, no lo permite con la misma prolijidad y claridad.

La calendarización va a constar de un cuadro de doble entrada, con una primera columna con actividades a realizar previas al gran día y la primera fila, con el tiempo expresado en horas, días o meses. Se le asignara una o más actividades cada día, hora o mes.

  enero febrero marzo abril mayo
Llamar salón
Llamar fotógrafo

 

En cuanto al cronograma, nos encontramos con un cuadro detallado de cada actividad que se realizará durante el evento y sus horarios exactos de comienzo y finalización y en qué espacio físico (en el caso que sea necesario aclararlo) de manera que los asistentes al acontecimiento y los organizadores tengan un seguimiento de las mismas.

 

hora actividad Salón
20:30 a 21:00

 

Finalmente el minuto a minuto (M.A.M) que será un cuadro parecido al de calendarización, con la diferencia de que en el mismo de detallaran horarios en la primer columna, proveedores y participantes en la primer fila y se detallara que deberá estar haciendo cada uno de ellos en cada horario durante el evento.

 

  D.J Iluminador Público Fotógrafo
20:00hs Música de recepción Prueba luces en salón Espera en recepción Fotos en recepción

 

 

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *