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Cómo organizar una reunión de trabajo

Las reuniones son la modalidad de trabajo que privilegian las grandes empresas para llevar adelante uno o varios objetivos. La mayoría de estos encuentros tienen que ver con la planificación y toma de decisiones sobre el avance del trabajo.

A la hora de organizar una reunión de trabajo, tenemos que pensar si es objetivamente necesaria su convocatoria, ya que si no se tiene una clara justificación por el cual se organiza, es mejor no hacerla. Una vez planteado sus objetivos, se envía una invitación formal a los participantes, donde se especifique el motivo de la reunión, los puntos que se tratarán y el tiempo que durará.

Las reuniones podrán ser de carácter interno, cuando participen miembros de una misma empresa u organización, o de carácter externo cuando asistan personas ajenas a la organización, como clientes o miembros de otras compañías.

Cada encuentro tendrá un horario específico el cual los participantes deben cumplir y presentarse puntualmente, para evitar distracciones y tener que explicar nuevamente el tema dado en el momento.

Algunas recomendaciones para lograr reuniones eficaces:

  • Distinguir el objetivo de la reunión, informarlo a todo el grupo, debatirlo y tomar decisiones al respecto.
  • Es recomendable que en una reunión participen entre 8 o 10 personas para que el encuentro sea realmente efectivo.
  • Tener un seguimiento de las partes a tratar y respetar los tiempos.
  • El coordinador recordará al comienzo, apagar los celulares o ponerlos en modo de vibración, no utilizar mensajes de texto, hablar uno a la vez, escuchar al resto y no interrumpir.
  • Antes del comienzo de la reunión, debe estar la sala lista, iluminación y sonido adecuado, equipamiento para realizar proyectos, una pizarra, marcadores ect.
  • Se puede ofrecer un catering simple: café, te, agua, jugos, masas secas, mini facturas o sándwiches.

Es necesario realizar este tipo de reuniones a diario en una empresa, para generar un ámbito de confianza en el grupo y poder trabajar sin conflictos, ya que, si no se pudieran dar a menudo , correrían el riesgo de tener conflictos tanto internos como externos. Cada encuentro tiene sus ventajas y desventajas, las cuales son:

Ventajas:

  • Tener diferentes puntos de vista (estimular ideas)
  • El reunirse trae motivaciones comunes
  • Se obtiene información que no se podría tener por otras vías
  • Actualizan datos

Desventajas:

  • Objetivos en la reunión poco claros hacen que ésta sea sólo una pérdida de tiempo.
  • Pueden no aportar novedades significativas
  • Al cometer errores, quizá muchos no lo quieran asumir
  • Que se generen discusiones a partir de pensamientos diferentes.

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