El Banco Galicia este año decidió confiar la organización de su evento anual de fin de año a MG Organización de Eventos Corporativos.
MG fue contactado por la secretaria de dirección del Banco Galicia para llevar a cabo el evento de fin de año para sus empleados.
Para empezar tuvieron una entrevista inicial con ella, quien les informó que será un evento de 150 invitados y buscan una fecha estimativa para principio de Diciembre del 2018, al consultarle si tenían algo más en mente para el desarrollo del evento dijo que no.
Con la poca información que les brindaron, MG pudo identificar que el Evento a desarrollar será un evento de tipo empresarial, de carácter privado gratuito, con un público interno local ya que asistirán los empleados de la empresa con el objetivo de celebrar el fin de año.
Es muy importante para la realización de un evento empresarial identificar todas las etapas de un evento, para comenzar está la etapa de pre-evento, donde se desarrolla la idea teniendo en cuenta los limitantes y se planifica como se va a desarrollar todo el evento.
Ya con todas las ideas y limitantes definidos, como por ejemplo que 10 de los invitados son celíacos y 2 diabéticos así que habría que tener en cuenta un catering especial para estas 12 personas, la segunda entrevista fue más completa ya que desde la empresa organizadora se plantearon las dos propuestas de eventos posibles, el cliente analizó todas las opciones y finalmente los contrato decidiéndose por un evento de duración de 6 horas, estilo cóctel con un catering de finger food y quiere que la sede sea un Barco que zarpa de Puerto Madero y navega 3 horas.
Luego de la entrevista y contratación por parte del Banco Galicia empezaron a buscar los proveedores adecuados para el estilo de evento que habían planeado.
En primer lugar MG se puso en contacto con el Barco Galileo para consultarle por capacidad y presupuesto para 150 personas, ellos respondieron que si contaban con capacidad para esa cantidad de invitados y les cotizaron también el catering de finger food para cada una de las personas. Luego los organizadores se encargaron de la ambientación y de contratar cierto tipo de mobiliario que el barco no les brindaba como por ejemplo sillones para disponer en todo el salón.
Se pusieron en contacto con una empresa de sonido y ellos se encargaron de cotizar el presupuesto para la persona que iba a manejar el sonido y la iluminación, también les facilitaron un fotógrafo que se encargaría de los videos y la fotografía.
MG contrató una pareja de bailarines de salsa para que den un show participativo y también una banda de música para que toque en vivo.
Se pusieron en contacto con un locutor nacional para que lleve adelante la conducción del evento y desde una empresa de recursos humanos eventuales se encargaron de conseguir personal para la limpieza y la seguridad. Por último buscaron un alquiler de barra móvil que brinde servicios de bebidas con y sin alcohol toda la noche.
Al plantearle al cliente el presupuesto final para la cantidad de proveedores que había que contratar para llevar a cabo el evento deseado la empresa organizadora se encontró con un problema ya que el presupuesto se excedía a lo que ellos tenían asignado pero al plantearle una posible solución, como sería la de resignar ciertos proveedores y cancelar algunos momentos del evento, se encontraron con un segundo problema ya que el cliente no quería prescindir de ningún aspecto planteado pero tampoco podía aumentar el presupuesto.
La solución que MG encontró fue negociar con otros proveedores más económicos y finalmente lograron llevar a cabo el evento con todos los momentos planteados desde un principio.
Solucionado así todo tipo de inconveniente los organizadores montaron el cronograma del evento.
La segunda etapa sumamente importante para la realización de un evento empresarial es el desarrollo del evento, el durante, donde los organizadores deben coordinar y supervisar que todo lo planificado salga de acuerdo a lo acordado y estar pendientes para resolver cualquier tipo de improviso que surja.
Así fue como se dió comienzo al evento con una recepción a las 21 hs, a las 22 hs se invitó a los empleados a pasar al salón principal y se les dió la bienvenida con una charla institucional por parte del directivo de la empresa para pasar así a las 22:30 hs a la cena, después de una hora de cena, a las 23:30 hs dieron lugar a un show de salsa para distender y disfrutar, luego de 45 minutos se sirvió el postre y 00:30 hs se llevo a cabo una tanda de baile de 30 minutos. A la 01:00 am se invitó a los empleados a pasar a la mesa dulce y junto con el café se llevó a cabo un sorteo de premios, en donde los empleados ganaron desde órdenes de compra en ropa y electrodomésticos hasta viajes. A las 02:00 am llegó la banda en vivo que junto con el brindis de despedida a las 03:00 am dio cierre al evento.
Así es como se llega a la última etapa de realización de un evento empresarial que es el post-evento. Donde MG se reunió con los proveedores, todos conformes con cómo había salido su trabajo, para abonarles el servicio brindado.
Se llevó a cabo el desmontaje y limpieza de la sede y se evaluó cada aspecto del evento para confirmar que todo haya salido de acuerdo a lo planeado. Al consultar a los empleados por el evento la empresa organizadora recibió todos buenos comentarios, los invitados se sintieron muy a gusto, pasaron una noche agradable, se divirtieron y ya están esperando la fiesta del año siguiente para ver con que los sorprende la empresa.
El Banco Galicia quedó muy conforme con el trabajo realizado por MG Organización de Eventos Corporativos y ellos le agradecieron por confiar plenamente en su empresa de eventos, quedaron así en contacto para el envío de fotos y videos y para futuros eventos a desarrollar.
