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El día 27/6 los alumnos del 1er año de la carrera OPE (Organizador Profesional de Eventos) realizamos un cocktail, poniendo en práctica los conocimientos adquiridos en clase. El evento se realizó en el aula 2, de la sede Caballito del Instituto IEA y conto como invitados a directivos y alumnos del establecimiento.
Se llevó a cabo a una escala correspondiente al espacio provisto por el instituto y respetando las etapas habituales que comprenden un evento.
Así, en un primer momento, (en el pre evento) se dividieron las tareas a realizar, entre las que se incluyeron catering, mozas, sonido e iluminación, invitaciones, señalización de la locación y grafica promocional del evento. Algunos servicios requirieron el análisis de varios presupuestos, para armar en conjunto con todo el resto un presupuesto general con los gastos del evento.
En esta parte llevamos a cabo la logística del evento para organizarnos mejor en cuanto a funciones. La falta de experiencia y de trabajo en equipo hicieron que surgieran conflictos menores, pero solucionados desde el aprendizaje. Si bien el cocktail no se caracteriza por tener varios momentos, se elaboró un timing con los horarios de apertura y cierre, así como también del discurso de bienvenida.
Se recibieron invitados cerca de la entrada mientras se les daba una encuesta de satisfacción. Luego se dio comienzo al evento con unas palabras de bienvenida y agradecimiento, y posteriormente se hizo la apertura del servicio de catering, sirviendo la comida en bandejas (finger food). Durante la velada además se pudo apreciar música de fondo a cargo de uno de nuestros compañeros dj, que también estuvo a cargo de la ambientación del lugar con iluminación acorde al cocktail, y proyecciones con el logo del instituto.
Como encargada del post evento, monte un stand con un libro de memoria para que los alumnos dejen sus experiencias, en este, su primer evento. Particularmente, a pesar de las pequeñas fallas, estoy satisfecha con el trabajo logrado. Observando el evento desde su creación hasta el desarrollo del mismo, pude notar deficiencia en la comunicación y como mencione anteriormente de trabajo en equipo. También note imperfecciones en la ambientación a revisar para el próximo evento.
Pero todo análisis no solo tiene puntos en contra, también los hay a favor. Rescato la buena voluntad para la resolución de conflictos y la mejor predisposición lograda en el desarrollo del evento. Haciendo un sondeo de las encuestas de satisfacción, nos encontramos con que el cocktail fue todo un éxito.
Agradezco a las autoridades del instituto por poner a nuestra disposición sus instalaciones como locación del evento y a nuestro profesor Mariano Crescentini, quien superviso también cada detalle, confirmando que pusimos en práctica todo lo aprendido.
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