QUE SIGNIFICA CAPACITACIÓN
Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.
Concretamente, la capacitación:
– busca perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo,
– en función de las necesidades de la empresa,
– en un proceso estructurado con metas bien definidas.
La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente.
Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, o descripciones de perfil de puesto.
Dados los cambios continuos en la actividad de las organizaciones, prácticamente ya no existen puestos de trabajo estáticos. Cada persona debe estar preparado para ocupar las funciones que requiera la empresa.
El cambio influye sobre lo que cada persona debe saber, y también sobre la forma de llevar a cabo las tareas.
Una de las principales responsabilidades de la supervisión es adelantarse a los cambios previendo demandas futuras de capacitación, y hacerlo según las aptitudes y el potencial de cada persona.
DONDE APLICAR LA CAPACITACIÓN
Los campos de aplicación de la capacitación son muchos, pero en general entran en una de las cuatro áreas siguientes:
a) Inducción
Es la información que se brinda a los empleados recién ingresados. Generalmente lo hacen los supervisores del ingresante. El departamento de RRHH establece por escrito las pautas, de modo de que la acción sea uniforme y planificada.
b) Entrenamiento:
Se aplica al personal operativo. En general se da en el mismo puesto de trabajo. La capacitación se hace necesaria cuando hay novedades que afectan tareas o funciones, o cuando se hace necesario elevar el nivel general de conocimientos del personal operativo. Las instrucciones para cada puesto de trabajo deberían ser puestas por escrito.
c) Formación básica:
Se desarrolla en organizaciones de cierta envergadura; procura personal especialmente preparado, con un conocimiento general de toda la organización. Se toma en general profesionales jóvenes, que reciben instrucción completa sobre la empresa, y luego reciben destino. Son los «oficiales» del futuro.
d) Desarrollo de Jefes
Suele ser lo mas difícil, porque se trata de desarrollar mas bien actitudes que conocimientos y habilidades concretas. En todas las demás acciones de capacitación, es necesario el compromiso de la gerencia. Aquí, es primordial el compromiso de la gerencia general, y de los máximos niveles de la organización. El estilo gerencial de una empresa se logra no solo trabajando en común, sino sobre todo con reflexión común sobre los problemas de la gerencia. Deberían difundirse temas como la administración del tiempo, conducción de reuniones, análisis y toma de decisiones, y otros.
En cualquiera de los casos, debe planificarse adecuadamente tanto la secuencia como el contenido de las actividades, de modo de obtener un máximo alineamiento.
Los capacitadores en las empresas: ¿quién enseña a quién?
El rol del capacitador contribuye a su objetivo esencial, cuando promueve aprendizajes relevantes para el desarrollo de competencias tanto individuales, grupales como organizacionales. Estas competencias siempre parten del mirar hacia “adentro”, de las personas y de la propia organización, orientando el esfuerzo hacia una mayor claridad entre lo que es y lo que quiere ser o se necesita ser.
¿Por qué ponemos énfasis en esta mirada introspectiva? En muchos casos, aparece la innovación desplazada por el arraigo de la rutina.
Para prevenir o evitar que esto ocurra es deseable generar espacios de comunicación que posibiliten el contraste entre “certezas”, “juicios parciales”, “utopías”, etc.
La capacitación en el lugar de trabajo, es un diálogo donde cada uno de los que dialogan está revisando lo que hasta entonces eran rutinas.
Hacer y poner en discusión lo que se hace permite llegar a las “organizaciones que aprenden”.
En esta búsqueda vale preguntarse ¿qué enseña nuestra organización a sus miembros? …¿Cómo es que nuestra organización favorece o inhibe el aprendizaje de su gente? …¿Cuáles son las prácticas laborales que reforzarán la vieja organización y el nacimiento de la nueva?…
Condiciones para la capacitación como inversión
Aún hoy existen organizaciones en las que las acciones de capacitación se llevan a cabo intuitiva y esporádicamente, sin objetivos claros, ni métodos adecuados; condiciones que conllevan al fracaso, son verdaderos gastos.
No obstante, hay muchas otras, que dedican esfuerzos para implementar procesos sistemáticos, que comprenden su total interdependencia con los objetivos estratégicos de la empresa.
La capacitación así entendida, requiere de la participación de todos los niveles de la organización, sin distinción de jerarquías ni funciones; todos, en algún momento, deben dedicar parte de su tiempo a actualizarse en sintonía con la empresa en su conjunto.
Así, cada uno será un co-promotor de la formación continua, lo cual hará que el aprendizaje comprometa a la organización y como consecuencia el cambio, sea posible. Es el comienzo de una buena inversión.
