OPERACIONES PRINCIPALES
HOSPEDAJE:
La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la reservación se exige un depósito correspondiente al importe de una noche.
APERTURA DE ESTADO DE CUENTA
Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos fiscales.
REGISTRO CONTABLE
Existen diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el primer caso se deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje; donde ésta se conforma por: Renta de la habitación, el Impuesto al Valor Agregado correspondiente y el Impuesto local al Hospedaje, de acuerdo a las tasas marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad Federativa.
Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados Acreedora, y las otras dos, son de Pasivo Circulante.
Cuando se solicita un depósito en efectivo para garantizar la reservación, interviene otra cuenta de Pasivo Circulante denominada “Saldo de Huéspedes”.
Es conveniente manejar como subcuentas los números de habitación correspondiente.
Otra situación es que se realice una reservación vía telefónica, fax o Internet, depositándonos en cuenta la tarifa correspondiente.
El Departamento de Ama de Llaves también genera movimientos contables derivados de la función de Limpieza y Supervisión; éstos son generalmente por los consumos del Servibar y eventualmente por faltantes de blancos atribuibles al huésped.
REGISTRO
INFORME DEL AMA DE LLAVES
Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias, accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y será responsabilidad de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte.
Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de contabilidad.
INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS
La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos, fuera de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación. Enviará el original a la gerencia y la copia junto con el informe del auditor nocturno, el departamento de contabilidad para su verificación y registro.
ALIMENTOS Y BEBIDAS
El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos secciones: la cocina y el comedor.
LA COCINA.
Se controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos.
EL COMEDOR.
Se controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos.
GASTOS Y COSTOS DE ALIMENTOS
Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de salida se llevan a la misma cuenta de costos.
INGRESOS
LA COMANDA.
El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados.
CUENTA CHEQUE
Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas.
El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros.
OTROS SERVICIOS
Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario de cada servicio.
OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA
El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:
- Cajas registradoras de recepción
- Cajas registradoras por departamento
- Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos.
