¿Qué son los documentos comerciales?
Se entiende que los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito donde, se deja constancia de cada operación generada de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley, la misma se puede ver reflejada en una gran variedad de comprobantes.
¿Pero cuál es la importancia de estos documentos en una compañía o empresa?
Es de vital importancia para llevar el registro de cada movimiento y así poder conocer que ingreso y que salió de la empresa en cada operación realizada con la ayuda también de los asientos contables. Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años, contados desde la fecha de emisión del documento, de esta manera mirando hacia atrás podremos ver la evolución de esa empresa, cuanta ganancia o pérdida ha tenido.
Es el perfecto historial de cada movimiento.
Hoy en día, dichos documentos se pueden ver de forma electrónica, y son conocidos como documentos digitales.
Se consideran como un soporte a los documentos originales y los mismos sirven para agilizar cualquier consulta que se requiera hacer.
Antes los documentos nivel electrónico era considerado como algo interno de la empresa, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación.
La ventaja de este formato principalmente fue que, prescindir del papel abarató los costos de transmisión de información y en muchos casos aumentó la velocidad de comunicación, pero así también se debe demostrar la autenticidad del mismo para que tenga validez. La firma electrónica es un punto fundamental para la validación del
mismo, es lo equivalente electrónico a la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido.
Por ejemplo:
- Firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en una tienda.
- Usando una firma digital.
- Usando usuario y contraseña.
- Usando una tarjeta de coordenadas.
AFIP, por ejemplo, con la resolución general 4290 elimino la facturación en papel directamente. Ahora todos los contribuyentes deben optar por facturación fiscal electrónica, factura electrónica en línea, factura electrónica con software o controladores fiscales.
Pero volviendo a los documentos tradicionales en papel, podemos decir que existen los siguientes comprobantes en estos movimientos: Orden de compra o Nota de pedido, Nota de venta, Remito, Factura y Ticket.
En estos mencionados los más conocidos son las facturas y los tickets que tienen un flujo mayor de movimiento, no solo en grandes empresas sino en cualquier tipo de emprendimiento o local comercial.
Las facturas son la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Los tickets son los que se emiten por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser emitidos por maquina registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.
Por otra parte, tenemos la circulación de valores que se da de la siguiente manera Contado por medio de Cheque, Crédito por medio de Recibo, Nota de débito, Nota de crédito. Estos son utilizados en menor medida, pero muy importantes para continuar con movimientos de forma correcta.
Si bien tenemos otros comprobantes más para detallar y describir en este post, se busca fundamentalmente que podamos comprender que sucedería en una empresa sin este registro, sería imposible valorar el crecimiento de la misma y sería un real caos porque ante todo esto debemos organizar cada movimiento de forma eficaz y eficiente, para que todo se dé de forma correcta, en resumen, para un mayor control siempre dependeremos de los “DOCUMENTOS COMERCIALES “sea cual sea su forma, porque con ellos podemos tener una organización correcta y ordenada, sin importar en qué fecha se dio cada movimiento, los mismos pueden ser consultados y vistos por quien lo requiera.
Fuentes: Wikipedia, Blogs contabilidad.
