La contabilidad manual requiere que todas las anotaciones, facturas y otros documentos financieros estén hechos a mano. En cambio, la computarizada le permite a los usuarios ingresar la información en software de programas de contabilidad. La contabilidad computarizada produce información más rápido que la manual. Los paquetes de software de contabilidad, como QuickBooks y Peachtree, vienen con bases de datos incorporadas que le permiten a los usuarios ingresar información.
Los sistemas de contabilidad manuales son más propensos a los errores matemáticos y a la equivocación de ubicación de números. Al usar un sistema computarizado, la información de tu compañía se calcula de forma automática basada en los números que ingreses. En un sistema de contabilidad manual debes preparar el estado contable del ingreso de tu compañía, el balance general y el estado del patrimonio del dueño. La información de tus anotaciones te ayuda a formular los estados contables de tu compañía.
Los sistemas computarizados permiten que los estados contables se puedan crear partiendo de información almacenada en la base de datos. El costo de los sistemas computarizados pueden variar desde cientos a miles de dólares para las grandes empresas. Un sistema de contabilidad computarizado puede ahorrar horas de trabajo para un empleado que debe crear estados contables y otros informes.
Por esta razón, muchas empresas pequeñas y medianas utilizan software de contabilidad computarizado. Los informes se pueden crear de forma puntual al utilizar un sistema computarizado. Los informes generados con este tipo de software le permite a los administradores dirigir la compañía de forma más eficiente. La creación de un informe en un sistema manual puede llevar a una frustración mayor del personal y como consecuencia se puede llegar a tener que trabajar con información desactualizada.
Las desventajas:
La contabilidad manual implica el uso de libros y diarios de papel para registrar las transacciones financieras. Estas herramientas son de una era pasada. Los contadores (a menudo usando visores verdes y brazaletes negros), usarían la contabilidad manual para ayudar a mantener la puntuación financiera para sus empresas. Los negocios de hoy en día pueden todavía usar la contabilidad manual para algunos procesos. Sin embargo, las desventajas pueden debilitar las actividades de la contabilidad manual. Consumo de tiempo, Estar sujeto a errores, Falta de seguridad, Pocas copias disponibles son algunas desventajas de esta aplicación.
Un método que se está utilizando en algunas de las empresas hoy en día es CPM (Corporate Performance Management)
Se trata de un conjunto de mejores prácticas que pretende mejorar el desempeño de la empresa por medio de la recolección, análisis y monitoreo de indicadores de rendimiento, que cuando están alineados a los objetivos estratégicos, permiten una visión integrada sobre el emprendimiento.
Hace parte del área de la inteligencia de negocios y está enfocada en optimizar la gestión de la empresa, evaluando datos como ingresos, facturación, gastos, costos y retorno sobre la inversión, entre otros. Para su total efectividad, debe estar integrada a otras herramientas de gestión estratégica, CRM, ERP, Big Data y gestión de proyectos.
Ese conjunto de mejores prácticas tiene como objetivo primordial ofrecer una visión sistémica e integrada del emprendimiento para que los gestores extraigan conocimientos relevantes que lleven a mejores decisiones para el negocio, trayendo beneficios como: Alineamiento estratégico, Planeamiento Presupuestario Preciso, reducción de riesgo del negocio, Evaluación de desempeño, Visión Compartida.
Una importante ventaja de la implementación del sofware CPM es la capacidad de utilizar herramientas analíticas para la creación del presupuesto anual de la empresa. De esta manera la confección del presupuesto, una tarea esencial para el éxito de la organización, se puede diseñar de manera que se asignen los recursos precisos para asegurar tanto el máximo potencial de beneficios como la eficiencia operativa de todas las divisiones de la compañía.
