Introducción:
En el presente trabajo se planteará la hipótesis basada en un problema que ha ocurrido en algunas exposiciones que organiza la empresa “Messe” (especialmente las de gran envergadura como exposiciones empresariales cuya duración es de tres a cuatro días) en los que solamente se contrata la locación (habitualmente “La Rural” o el “Centro Costa Salguero”): la correcta entrega en tiempo y forma del predio. Esto quiere decir que se tiene que devolver completamente vacío y limpio (sin marcas, ni demarcaciones de ningún tipo).
Analizaremos el problema con la mirada especialmente en optimizar el tiempo y presupuesto (esto podría incluso contribuir en obtener mejores precios al no abonar el posible “día extra” o «multa» impuesta por el locador).
Desarrollo:
A continuación plantearemos el proceso de investigación mediante los 5 pasos estudiados en clase de Metodología de la Investigación:
1° Paso:
Hoy en día los tiempos y los presupuestos son los 2 aspectos más importantes en la toma de decisiones, y son los que deciden la balanza por una propuesta u otra. Ante esta situación nos encontramos con la idea y la posibilidad de resolver y/o mejorar un problema cada vez más habitual. La mayoría de eventos en los que se contrata un predio (sin que este se haga cargo de la limpieza posterior al no estar incluida en la negociación), se topan con el hecho de verse en la obligación de entregar el mismo en excelentes condiciones (tal y como se debió haber recibido), y muchas veces en tiempo récord, caso contrario se incurrirá en la obligación de abonar una multa, o bien, la totalidad del día extra lo cual suele ser lo habitual.
2° Paso:
Como se ha detallado en el 1° punto, en el que la idea surge de un problema, planteamos las preguntas a los sub-inconvenientes que puede acarrear el hecho de tener que entregar el predio alquilado en excelentes condiciones:
- La demora del servicio que contratamos, ¿puede generarnos a nosotros como empresa organizadora de la exposición un mayor costo en la contratación del espacio del evento? En caso que sí, ¿cómo podríamos trasladar la erogación al proveedor?
- El predio que alquilamos puede incluso haber alquilado el espacio a partir del día siguiente a otro cliente. ¿También se vería perjudicado si no cumplimos con los plazos de entrega?
- ¿Un aumento de nuestros gastos previstos podría perjudicar la concreción de futuros eventos o exposiciones en el predio?
- ¿Debemos trasladar estos costos a nuestros clientes?
- ¿Podemos controlar de alguna manera si hay grupos determinados que tengan mayor predisposición a ensuciar más de lo normal?
3° Paso:
Tras analizar los aspectos del paso anterior, recabamos información al respecto de un ejemplo ocurrido recientemente:
Otra empresa organizadora de exposiciones, competencia de la nuestra, organizó una exposición empresarial cuya duración fue de 3 días, en uno de los pabellones del predio “La Rural”. Esta firma se vio en la necesidad de contratar de urgencia a otro proveedor de servicios de limpieza ya que no llegaban a devolver el predio en correctas condiciones una vez finalizada la exposición, (su proveedor habitual no previó correctamente los recursos que eran necesarios).
Finalmente el pabellón fue entregado 7 horas más tarde de lo acordado contractualmente, por lo que la empresa organizadora no sólo se vio en la situación de incrementar los gastos por la doble contratación de proveedores, sino también por una multa por moras por parte del locador «La Rural».
Adicionalmente a esto, “La Rural” decidió dar de baja otras reservas con las que contaba el mismo organizador, por considerar lo ocurrido un incumplimiento de contrato y contar con otras propuestas para la misma fecha (dando prioridad a otra empresa que sí respondió de manera correcta ante sus compromisos asumidos).
Esta serie de circunstancias que se fueron suscitando, sin duda generaron o podrían generar un fuerte inconveniente interno en la compañía, viéndose afectada incluso su imagen ante los clientes.
4° Paso:
En cuanto al alcance que tiene la investigación llevada a cabo, consideramos que es en parte exploratorio y en parte descriptivo. Exploratorio por un lado, ya que no se cuenta con un total y absoluto sustento de información, y se continúa en fase exploratoria.
Por otro lado es descriptivo, ya que la información recabada hasta el momento, es aplicable para todo tipo de organizaciones que se dediquen a organizar eventos y exposiciones, incluso en compañías que no han tenido ningún inconveniente al respecto pero que no están excentas de tenerlo.
5° Paso:
Considerando el enfoque y el alcance expuestos en este informe, nos vemos en la obligación de considerar que la hipótesis debe ser aplicada con el claro objetivo de buscar una solución o mejora continua, ya que lo que se obtenga como respuesta al problema planteado será siempre positivo, ya que se optimizarán los recursos materiales y humanos.
Conclusión:
Como conclusión arribamos al hecho de que la hipótesis que se han de plantear son 2, por un lado dar por hecho que el fallo tiene grandes posibilidades de suceder, y por otro que la previsión de los inconvenientes acarreados por el problema descripto anteriormente, se debe considerar en todas las gestiones en las que esté involucrada una tercera empresa de servicios contratada. Se ha de contar con una alternativa previamente analizada para que el tiempo de respuesta ante el conflicto sea el mínimo indispensable, y de ser posible, nulo.
Leonardo Gallotti Levy – IEA TSRRPP 3°
