Se entiende por almacén al edificio donde se depositan materias primas, mercancías, herramientas, materiales para el mantenimiento, productos semi-terminados o en proceso de elaboración, productos para su venta, etc. El almacén debe ser un lugar especialmente planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de la empresa.
En este se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancías compradas y se distribuyen a los demás departamentos. Las existencias se almacenan en el economato hasta que algún departamento las reclama, entonces nunca consume nada, sólo encarga y recibe las compras, guarda, custodia y distribuye.
Es muy importante la administración de un almacén ya que facilita el logro de ahorros, como también el aumento de utilidades. Mientras más ordenado este más va a facilitar la tarea, proporcionando un mejor ambiente y resultando más sencillo encontrar donde esta cada elemento de trabajo, ganando así tiempo y eficacia.
Buena parte del éxito de una empresa depende de los almacenes, por esto, disponer de una estructura adecuada es fundamental para que los procedimientos se realicen de la mejor manera posible.
El cliente siempre espera el producto correcto para su satisfacción, ya sea sin daños, en el tiempo justo y a un precio razonable, por lo tanto es necesario tener personalde buen nivel de tal forma que puedan tomar decisiones cuando se presente algún problema.
Las mercancías son todos los recursos materiales que necesita la empresa para operar, tales como mobiliario, maquinaria, herramientas, útiles de trabajo, útiles de oficina, lencería de habitaciones y restaurante, productos para el mantenimiento, materias primas para producción, productos para realizar servicios, productos para la venta, etc.
Desde el momento en que una mercancía entra en nuestra empresa, se incorpora a nuestro stock. Así, entendemos por stock al conjunto de bienes, productos y materiales de que dispone una empresa.
Si el stock lo componen físicamente todas las mercancías, el inventario es el listado ordenado de esos elementos o bienes. El inventario de stocks es imprescindible para que la contabilidad registre nuestros recursos materiales de forma ordenada y de acuerdo con la realidad.
Es importante buscar proveedores que nos ofrezcan la calidad y cantidad que necesitamos para operar, en el momento más adecuado. Por eso muchas veces necesitaremos tener más de un proveedor para una misma mercancía.
Sobre la Seguridad e higiene, un almacén limpio y bien cuidado produce un buen efecto sobre la moral y el comportamiento de todo el equipo de trabajo. La suciedad y el desorden es muestra de descuido y apatía y no existe excusa para tolerarlo en el almacén. Si existen, reflejan directamente el carácter del responsable. Se debe fijar un plan definido de limpieza y mantenimiento y un horario concreto para estos trabajos.
Los almacenes pasaron de ser simples y pequeños depósitos en la antigüedad, a constituirse como instalaciones multimillonarias en la actualidad que se transformaron para cumplir el objetivo de mejora de retorno de la inversión. Este cambio acelera con los avances tecnológicos que permiten realizan las operaciones de almacenaje con mucha mejor precisión. Así podemos tener claramente la gran importancia y funciones de estos:
Cuida los bienes, evita robos, daños, deterioros.
Da acceso a las personas autorizadas a los bienes almacenados.
Ofrece información confiable sobre las existencias reales.
Lleva controles estrictos sobre los bienes a su cargo.
Vigila que no se agoten los materiales.
Realiza inventarios físicos de los bienes.
