A veces no se sabe con certeza cómo hacer para mejorar las áreas de una empresa, uno recurre a las teorías que los libros le proporcionaron, sin embargo, en ocasiones no es suficiente. Por esto mismo, la solución se basa en mirar hacia afuera, y con esos conocimientos ya aprendidos más los adquiridos tras un análisis hacia el exterior, avanzar creando mejoras. El análisis ya mencionado es llamado “Benchmarking” y se basa en la toma de referencias de sistemas de trabajo, productos o servicios de otras empresas para compararlos con la propia y aplicar mejoras en la misma.
Una escasa clientela o, por el contrario, la gran demanda imposible de abarcar, la imposibilidad de innovar son factores que pueden afectar un área o a la empresa entera. Por eso mismos se usa este método, empresas como Starbucks y Xerox Corporation ya la han llevado a la práctica. Ellos ya se han hecho un paso adelante demostrando que este método puede funcionar, aunque no todas las empresas son iguales ni tienen el mismo capital.
Cuando hay una falla se la tiene que identificar como tal, es decir, se tiene que poder reconocer y admitir, dependiendo a que se dedique la empresa está se va a dar por diferentes razones. El segundo paso sería buscar soluciones internas, cuando no las hay se buscan métodos, técnicas y estrategias que se estén implementando en otra empresa en el área que queremos mejorar. No se trata de copiar y pegar, sino de innovar, aunque a veces se confunde por la descripción del mismo método, donde en varias búsquedas por internet se muestra como “proceso de comparaciones”, lo cierto es que se trata de un proceso continuo, es decir, un largo camino con varias etapas para llegar a una conclusión. Las actividades de benchmarking pueden recurrir a información provenientes de centros de estadísticas y/o académicos, sin embargo generalmente son generados por la propia empresa. Muchas veces las empresas ofrecen información sobre sus prácticas a otras empresas para que puedan aprender y mejorar sus procesos productivos. Esto no se suele dar en el Benchmarking competitivo, concepto que explicare en el próximo párrafo.
En fin, hay tres tipos de Benchmarking, en todos se recolecta información, con la diferencia de que en el interno se establece dentro de una empresa y se toma como referencia otra área que a diferencias de las demás esta sacando muy buenos resultados. En el competitivo y en el genérico se aplica con otras empresas, la diferencia radica en que en el primero se da entre empresas que si o si son competidoras directas y en el segundo no necesariamente es así; por ejemplo, cuando se toma referencias de una empresa que es líder en un sector diferente a la nuestra. Estos datos recolectados ayudan a la empresa a conseguir la máxima eficiencia para poder lograr un objetivo y moverse hacia dónde quiere llegar, a veces esta información también puede producir costos si no se usa bien el método, o sobre todo, cuando las empresas son competencia porque al ser más difícil recolectarla si no se obtiene de manera clara y concisa puede llevar esos incentivos en premios o castigo de ingreso para el empleador. Este método se logra usando cinco pasos; el primero se trata de la planificación, es decir, planificar la investigación que vamos a realizar y para esto tenemos que respondernos tres preguntas: ¿Qué quiero medir? Toda investigación o cambio tiene un porque y debe estar relacionado con un área que queremos mejorar. El segundo paso es recopilación de datos que es fundamental ya que de eso dependerá el éxito o el fracaso del proceso. A este le sigue el cuarto paso, el análisis, una vez recopilada la información necesaria tenemos que analizar las diferencias entre nuestra compañía y la empresa estudiada; una vez identificadas es el momento de proponer las mejoras que vamos a implementar teniendo en cuenta la infraestructura, capital y recursos de la nuestra empresa. El siguiente paso es la acción adaptando los aspectos de referencia de las empresas seleccionadas a nuestra empresa pero siempre implementando mejoras. Por último, el último paso es el seguimiento y mejora, se hace un informe con toda la información del proceso para poder retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que la mejora ser continua y se convierta en un ejercicio sostenido en el tiempo por la empresa.
Un gran ejemplo que ya he mencionado antes es Starbucks, que ha implementado este proceso con todos sus pasos mencionados en el párrafo anterior. Al ser una empresa que se dedica a la cafetería, el principal elemento vital de su negocio es el tiempo de preparación de sus cafés, y esto mismo es lo que decidieron mejorar.
Primero eligieron una empresa líder de referencia, Toyota, el gran fabricante automovilístico japonés que se caracteriza por la optimización del tiempo de producción de sus productos.
Una gran parte del tiempo empleado en la preparación de los cafés se pierde debido al tiempo utilizado por los empleados en el agarre y colocación de los elementos, por eso mismo implementaron un plan basado en la optimización de los procesos para preparar los cafés, un re diseño del lugar de trabajo, nuevos utensilios y maquinas para la rápida preparación de sus productos. Tan solo con estos cambios lograron una gran mejora en la elaboración de sus productos.
Grandes empresas demostraron como se puede utilizar este método sin dañar a la sociedad, ni a otra empresa, o incluso tampoco a ellos mismos. Supieron desterrar la mala definición que suele tener este método.
Este método bien utilizado puede ser una gran oportunidad para mejorar nuestra empresa, la comunicación en la misma y la producción de trabajo; el benchmarking ayuda siempre y cuando sigamos un proceso continuo y nos hagamos las preguntas que cada paso requiere sin aprovecharnos de la información que otra empresa nos está brindando.
