PRESUPUESTO FINANCIERO
El calculo debe estar basado en primer lugar, en la cantidad de personas que asistirán al evento, el tipo de salón y zona de ubicación del mismo.
Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
- Gastos de personal designado.
- Diseño, impresión y costo de invitaciones.
- Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos totales del evento.
- Área y servicio de estacionamiento.
- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
- Invitados especiales.
- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
- Sistema de inscripción y acreditación.
- Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
- Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
- Personal temporario.
- Computadoras y mobiliario. Contratación de show o actividades, extra al evento.
- Traductores si fuera necesario.
- Gastos bancarios.
- Personal de seguridad y limpieza Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
- – Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.
La sede donde se hará el evento, se abona el total varios meses antes para reservar el lugar. Los demás costos fijos se abonan el 50% a modo de seña con cheque y lo restante el día del evento por transferencia. Los costos variables se pagan en efectivo en el momento.