Planificación de eventos empresariales
A la hora de organizar eventos es muy importante tener un plan para seguir los pasos correctamente y así poder maximizar recursos y minimizar los riegos de que ocurra algún tipo de problema. Estos pasos son muy estructurados.
La planificación de eventos tiene 4 pasos, son los momentos que hay que tener en cuenta para lograr un evento exitoso.
El primero de los pasos es la investigación y el diagnóstico, en el cual se investiga al cliente para determinar un diagnóstico. Lo primero que se realiza en este paso es una investigación recolectando información, haciendo encuestas, cuestionarios y entrevistas. Luego un brief, este es una ficha técnica con datos del producto, datos del público (target), la historia, los representantes, las competencias, sede, cantidad de invitados, presupuesto y el tipo de eventos entre otras cosas más. Finalizado el brief se hacen entrevistas a los representantes del mercado y por ultimo una investigación de mercado, que es el contexto y el entorno donde se mueve la empresa y se realiza de forma cuantitativa (datos del mercado de la empresa), cualitativa (gustos, perfiles y preferencias del público) y por último un análisis foda.
Para el lanzamiento de un producto, por ejemplo, es muy importante la investigación y el diagnóstico, en el cual se va investigar todo lo que se tenga que saber del público asistente y también de la empresa que nos contrata, para que el evento de buenos resultados.
El segundo paso es la planificación, es el momento donde se empieza a organizar el evento con todos los datos y se toman todas las decisiones necesarias. Este se subdivide en estrategias (¿qué vamos a hacer?), tácticas (¿cómo? ¿Rumbo a seguir? ¿Quién?) Y procedimientos (acciones diarias, candelarizacion, cronograma, presupuestos, proveedores, etc.).
Siguiendo con el caso del lanzamiento de un producto hay que ser muy cuidadoso realizando la planificación ya que dependiendo de esto se llevará a cabo las actividades durante el evento.
Terminando el segundo paso sigue la ejecución, es la realización del evento, en el cual se lleva a cabo todo lo planificado controlando, supervisando, dirigiendo y también resolviendo imprevistos de manera eficaz. Al final del evento generalmente se realizan encuestas al público. Durante la ejecución hay que estar muy atento a todo lo que está pasando durante el evento, satisfaciendo todas las necesidades que se pueda tanto del cliente como también del dueño de la empresa
El último momento de la planificación es la evaluación, se analiza si llegamos a todos los objetivos y de qué manera, como resultó, reuniones para evaluar y el pago a los proveedores.
En conclusión todos y cada uno de los pasos son fundamentales e imprescindibles para la planificación, es importante no olvidarse de ninguno para que el evento resulte exitoso o mucho mejor de todo lo planificado.
