27 febrero, 2024

DGR EVENT

ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y

EVENTOS CORPORATIVOS

PLAN DE CAPACITACION:

RESISTENCIA AL CAMBIO

En Noviembre del 2014 se creó el emprendimiento DGR ORG. DE EVENTOS (Congresos y Eventos corporativos) de la ciudad de Buenos Aires.

Del 2015 hasta el 2016 ha sufrido variaos cambios, pues se vio con un alto crecimiento de sus eventos y poder así tener más empleados capacitados, de trabajar con 5 empleados paso a tener actualmente 20 empleados, esto genero problemas para resolver internamente y externa, ya que los más antiguos no tenían la capacitación de lo mas nuevos y se negaban a trabajar en conjunto. Su bien su dueña y RRHH Daniela García Rosas trataba de poner paños fríos, se vio envuelta en problemas ya que el trabajo que delegaba a cada departamento generaba conflictos siempre.

La organizadora tenía 4  departamentos que antes los 5 empleados se destacaban en los 5 , luego de la demanda de organizar eventos corporativos y congresos fue creciendo ya que se expandió por toda la Argentina, decidió armar un grupo más amplio de profesionales y dividió : cada sector tenía un manager que dirige y organiza.

  • Departamento de Ceremonial y Protocolo
  • Departamento de logística y planificación
  • Rrhh
  • Publicidad y contenidos
  • Costos y presupuestos.

Funciones del tema organizador

Depende el objetivo del evento, será toda la gestión del mismo. Pero en términos generales podemos resumir las obligaciones de cada persona del equipo organizador:

  • El encargado de conseguir el lugar y los elementos necesariospara el evento (pantallas, sonido, sillas, mesas, etc.)
  • El encargado de generar el contenido y conseguir los oradores o profesionalesque dictarán el evento (si es que son necesarios)
  • Una persona encargada de lacomunicación: Gacetillas, redes sociales, flyers, contacto con prensa, etc.
  • Alguien que haga acuerdos con sponsors y partners, que se haga cargo de las negociaciones y llegue a un buen acuerdo beneficioso para todos.
  • La persona que manejará toda la logísticaactividades extra.
  • Una persona que maneje la gestión online del evento: Inscripciones, base de datos, acreditaciones, etc.

El clima laboral y la integración de personal entre los departamentos si bien a principio fue buena fue cambiando  a lo largo de los días los más antiguos se negaban a dejar de hacer varias tareas a realizar una sola ya que los recientes ingresos venían a ocupar puestos específicos y así aliviar la demanda de eventos, pero no lo entendían y acusaban a la dueña de no reconocer su trabajo e intentaban no realizar los eventos como protesta e incluso olvidar reuniones y no pasar info importante de clientes.

Luego de varias reuniones la dueña de la org. Decidió contratar coaching y motivadores para mejorar su equipo de trabajo y hacerlos sentir importantes para las tareas a realizar en la empresa.

 

DIAGNOSTICO: RESISTENCIA AL CAMBIO

Después de entrevistar a cada uno por separado se decidió armar un plan de entrenamiento para que puedan trabajar en equipo, para ello se iba  a requerir de un lugar físico, con días y horarios.

Cuando se comunico esto los empleados se negaron ya que les generaba desconfianza, argumentando que quizá los despedirían y el problema se agravó a tal punto de boicotear las agendas de la organizadora, que se encontraba en un buen momento laboral.

Algunos clientes terminaron buscando otros lugares para realizar sus eventos, la cual empeoro los vínculos.

 

2) OBJETIVOS LABORALES:

Disminuir los conflictos, que entiendan que cada uno tiene un espacio, que si la organizadora creció ellos son parte de ello, y crecen todos.

Mejorar el clima laboral y que mejore el crecimiento y no se pierda clientes.

3) OBJETIVOS ESPECIFICOS:

  1. A) Reducir los conflictos entre los departamentos
  2. B) Comunicar las tareas y compartir opiniones y no guardar información
  3. C) Mejorar el ambiente laboral con los clientes y seguir creciendo
  4. D) Conocer herramientas de coaching y motivación
  5. H) Realizar esta capacitación 2 veces al año.

4) POBLACION DESTINADA:

La capacitación estará destinada a todos los departamentos que conforman la organizadora, así ampliar mas crecimiento en lo personal y profesional.

Así mejorar la visión de futuro de la empresa.

  • PLAZO DE DURACION:

 

Este trabajo requiere de 16  horas repartidas en 4 horas en 4  días, repartidas por 6 participantes de distintos departamentos, la charla final estará compuesta por todos.

  • CONTENIDOS:

 

Como anteriormente se había realizado una encuesta  serán utilizadas para dicha capacitación,  y la resistencia  al cambio que tanto dividió, se dividirán en  3 módulos

MODULO 1

  1. Incrementar los vínculos laborales
  2. Motivación laboral y coaching personal
  3. Crecimiento profesional

MODULO 2

  1. Comunicación verbal
  2. Compartir proyectos
  3. Roles y características
  4. Acompañamiento integral

MODULO 3

  1. Manejo de conflictos
  2. Oratoria
  3. Comportamiento a los cambios
  4. Liderazgo personal.

 

  • METODOLOGIA:

Para el programa se desarrollará la metodología  teórica, jugos, videos de los eventos realizados. Intercambio de roles, en los encuentros  el coaching hará una presentación de los problemas en forma de juego, cada uno de los participantes tendrá que exponer e imitar a otro participante.

Estará abierto a expresar emociones, enojos, dudas, y contención así se dará inicio a la capacitación, finalmente se  pondrá videos de los trabajos exitosos que organizaron para que entiendan que  cada uno es importante., con un saludo final de Daniela que los invita a seguir creciendo.

 

  • RECURSOS:

 

SUM de la organizadora (tiene todo lo necesario para este tipo de encuentros) de echo ahí se simulan varios congresos.

Dvd, led,

Cuadernillos, lapiceras.

Pañuelos.

Catering (break, almuerzo, desayuno, caramelos) depende los horarios

Regalos por parte de la dueña a cada uno.

 

  • PERFIL DEL CAPACITADOR.
  1. En comunicación, Coaching , PNL, experto en motivación y conflictos. Amplia experiencia con grandes compañías.

 

  • EVALUACION :

Para evaluar como fue la capacitación se volverá a la empresa 2 semanas después sorpresivamente a cada departamento para ver los cambios.

También se realiza una entrevista con Daniela García para que comente lo realizado.

 

  • PRESUPESTO:

 

CANTIDAD PARTICIANTES: 20 EMPLEADOS

CANTIDAD DE HORAS: 36 HORAS

HONORARIOS: $ 48.000

GASTOS SUM: 0

CATERING LA EXPOSICION: $ 17.000

 TOTAL: $ 65.000