La comunicación es la actividad de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir significados a través de un sistema compartido de signos y nomas semánticas. Los pasos básicos de la comunicación son la formación de la intención de comunicar, la composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la interpretación del mensaje por parte de un receptor.
Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, coordina y controla las actividades y fomenta una buena motivación y compromiso en los empleados. La comunicación es esencial en cualquier tipo de actividad organizada, es un factor imprescindible para que la empresa funcione adecuadamente, creando un clima de trabajo integrador.
Se distingue la comunicación interna y la comunicación externa:
Comunicación interna: es la que se produce en el interior de la empresa, entre los integrantes que forman parte de ella aunque no se le da la importancia que merece en muchos casos, resulta vital para fomentar la participación y el compromiso de estas personas. El flujo de esta comunicación interna en la empresa se considera descendente cuando parte desde los niveles de jerarquía más altos hasta más bajos. Este tipo de comunicación siempre ha estado presente, para convertir la comunicación en algo unidireccional, sin esperar respuesta, puede ser un gran error, por eso, la comunicación ascendente se va extendiendo en las empresas, surgiendo desde los empleados un método eficaz para que sus superiores conozcan sus quejas, ideas o sugerencias.
En cuanto a la comunicación externa su trascendencia se encuentra en la capacidad que la empresa tenga para proyectar y reforzar su imagen, dando a conocer los proyectos o actividades a las personas a las que en verdad quieren dirigirse, para conseguir, de alguna forma su interacción. Resulta una herramienta estratégica vital para que la empresa se posiciones en el mercado pero ya no se limita al mensaje publicitario en sí, sino que construye en base a una comunicación en la empresa integral por eso es imprescindible elaborar un plan de comunicación externa que tenga en cuenta como aspectos fundamentales la definición propia de la identidad corporativa, la imagen que dentro del mercado se percibe acerca de la empresa y la imagen ideal, aquella que querría transmitir. En toda empresa coexisten dos formas de comunicación: formal e informal.
En la comunicación formal es donde el mensaje se origina en integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de una nivel jerárquico superior, de un nivel inferior o de un mismo nivel siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, teléfonos, internet, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, etc.
La comunicación informal es donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa por ejemplo este tipo de comunicación es el “rumor”, el cual corre de una persona a otra y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad. El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa e intranquilidad entre el personal.
La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal es aumentando la calidad de la comunicación formal, haciendo que llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno.
