Todas las empresas grandes, medianas inclusive las pymes, hoy en día, teniendo en cuenta al avance de la tecnología y la competencia que existen en el mercado se ven obligadas a contar con un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento. Un sistema o una base de datos brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa y llevar un mayor control de todos los sectores.
¿Qué es un sistema de información?
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados para dar tratamiento y administración a los datos e información los cuales están listos para ser usados posteriormente, todo ello con la intención de cumplir una meta en común. Todo sistema de información tiene componentes, elementos o partes que hacen que los procesos de un negocio se desarrollen de una forma adecuada y de la mejor manera posible, en beneficio y cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Los elementos que conforman un sistema de información automatizado que interactúan entre sí son:
- El hardware, equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos
- El software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer información
- Los datos que representan las actividades de la empresa
- La red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos
- Las personas que desarrollan mantienen y utilizan el sistema.
Para que un sistema de información funcione debe existir:
Entrada de Información: Son los datos generales y necesarios que estén cargados pueden ser: Datos del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. Facturas – Formas de pago
(Depende de la actividad y la necesidad de la empresa)
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior, por ejemplo:
Reporte de pagos
Estados de cuenta.
Informes contables
Consultas de saldos
Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
- Automatización de procesos operativos.
- Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
- Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso