En cada agencia de Turismo, hay una parte que se dedica a las ventas y otra parte que se dedica a la parte administrativa.
Como primer paso los vendedores deben organizar el viaje para el cliente, antes que nada se deben confirmar los días de viaje, luego organizaremos los destinos. Una vez que tengamos definidos esas dos cosas, se deben buscar los vuelos, los hoteles y traslados. Tal vez también algunas excursiones. Estos servicios podemos buscarlos solos o bien podemos recurrir a los operadores que ayudan al vendedor a que todo sea un poco más fácil, ya que se ocupan de facilitarnos el trabajo.
Una vez que el pasajero nos dio la confirmación, se deben emitir los vuelos, y realizar las reservas que correspondan.
Cómo último paso, y más importante, es el tema del pago del viaje. Una vez que se define el pago con el pasajero, la parte administrativa juega un papel importante en nuestra venta.
Hay que definir si la venta se realiza con transferencia bancaria, depósito bancario, efectivo o tarjetas de créditos. Si es por medio de depósito bancario o efectivo para viajes al exterior hay que tener en cuenta que se cobra un 5 % de percepción de AFIP.
Ya que nos todas las tarjetas de crédito tienen financiación con las agencias de viajes correspondientes, se utilizan diferentes portales como Todo Pago, o Mercado Pago, para poder tener diferentes formas de pago. Siempre se busca la mejor forma de financiación para que al pasajero se le haga más fácil administrar el pago del viaje que va a realizar.
Cuando el pasajero nos abona la tarifa, el departamento administrativo de la agencia de viajes tiene que hacerse cargo, de pagar a los operadores donde realizamos la reserva de los aéreos , y de los servicios terrestres.
Cuándo los operadores nos dan la confirmación de los servicios terrestres, ya que los aéreos cuando los emitimos, ya los reservamos en el instante, nos envían los vouchers.
Todos los meses los operadores se comunican con la agencia de viajes, para revisar los saldos pendientes que tiene la agencia.
Es por eso que este departamento es tan importante como el de ventas, ya que sin una buena administración no se pueden realizar las ventas.
Como conclusión, lo más importante es saber que la parte administrativa de una agencia de viajes es muy importante. Su principal función es administrar los pagos hacia los operadores, pero también tienen muchas más funciones.
Lo principal es el manejo del dinero de la agencia, todos los pagos o ingresos de dinero, tienen que estar supervisados por la parte administrativa.
