Por empezar debemos tener bien definidos que es contabilidad y que es empresa. La contabilidad es una ciencia y una técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros. Tiene un sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
Por otro lado, una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los solicitantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial, así como sus necesarias inversiones.
Las empresas grandes y pequeñas, públicas y privadas, con fines de lucro y sin fines de lucro, son impulsadas ??por los números. Ya se trate de hacer un seguimiento de las ventas, la gestión de inventarios o hacer la nómina, los gerentes inteligentes saben que mantenerse al tanto de esos números es crucial, pero sin una función contable sólida, esa tarea puede convertirse en un problema para la organización.
El objetivo principal de cualquier función de contabilidad es la de mantener los registros financieros actualizados. La información monetaria de todos los tipos, los gastos operativos, sueldos, donaciones, inversiones de capital, las inversiones, el flujo de caja, las utilidades, deben ser seguidas en forma mensual como mínimo. El resultado es la creación en curso de la historia financiera de una organización que se puede utilizar en una variedad de formas, al mismo tiempo que les da a los administradores una instantánea mirada financiera de la empresa y de la riqueza en cualquier momento dado.
Es prácticamente imposible tener un manejo razonable de una organización sin conocer con exactitud sus números y circunstancias patrimoniales, sus relaciones entre activos y activos. Esta circunstancia, es cierto, tanto para una gran empresa como para un micro emprendimiento, aunque es cierto que en el segundo caso puede existir un registro muy rudimentario. La contabilidad en la empresa es llevada concienzudamente por especialistas y es fundamental para evaluar las decisiones que a futuro se tomarán. En términos profesionales se sigue utilizando el sistema de partida doble.
A la hora de tomar decisiones de tipo económico es enormemente importante llevar un buen seguimiento que dé cuenta de la situación en la que una organización o una persona se encuentran. Esta circunstancia hizo que se desarrollen a lo largo del tiempo distintas formas de hacer un seguimiento de distintos tipos de escenarios.
Una empresa, por otra parte, tiene como finalidad la obtención de una rentabilidad. Para lograr este objetivo se observan los precios que tienen los bienes y servicios en el mercado y se intenta producirlos con un costo que sea inferior. La diferencia entre estos precios y los costos será la denominada rentabilidad de la empresa. Ahora bien, a pesar de que estas consideraciones son fáciles de entender, lo cierto es que se requiere de un seguimiento exhaustivo de estos valores, seguimiento que solo se puede llevar adelante mediante un registro pormenorizado de todas las transacciones, de todas las decisiones que se tomen y que impliquen salida y entrada de dinero. Es así como la contabilidad se constituye como una herramienta fundamental en una empresa para llevar adelante sus objetivos.
A continuación, enumeraremos porque es importante llevar la contabilidad adecuada en las empresas:
- Administrar el negocio y hacerlo crecer
Con los datos de los registros y proyecciones es posible conocer bien cada aspecto de nuestra compañía y tomar decisiones para maximizar las utilidades y reducir los costos. En compañías grandes es mayor la necesidad de registrar y analizar la información que nos proveen estos registros.
- Conocer el pasado, presente y futuro de la empresa
La contabilidad moderna no solo se basa en los hechos históricos del pasado, sino también actúa en el presente y también puede realizar proyecciones a futuro sobre el comportamiento de variables importantes como las ventas, costos, inversiones, ganancias, etc.
- Mantener la empresa en marcha
La importancia de la contabilidad hace posible mantener el ciclo de negocio en funcionamiento en tiempo y forma. Este ciclo está compuesto por las transacciones de compra, venta, cobros y pagos que toda firma realiza.
- Permite estar organizado con clientes y proveedores
A través de ella podemos saber la cantidad de existencia de mercaderías que poseemos, el momento para solicitar reposiciones y la deuda que tenemos con los proveedores de las mismas. Por otro lado podemos conocer cuánto y quienes nos deben dinero por las ventas realizadas, deudores morosos y en gestión judicial, e incluso realizar previsiones para deudores incobrables.
- Determinar si ganas o pierdes dinero
La única forma de saber si tu firma es rentable es conociendo los balances generales y de resultado que arrojan si los ingresos superaron los costos y gastos que posees.
- Encontrar información y documentación importante
En el caso de que algún cliente o proveedor le discuta sobre alguna factura o precio de venta, si estás organizado puedes buscar el comprobante y la documentación correspondiente para despejar todo tipo de dudas.
- Inversores
Permite a los inversores conocer que porcentaje de participación poseen en la compañía y a donde se destinan los fondos que ellos invierten y las ganancias que van a distribuirse.
- Reducir costos
Al conocer el detalle de los costos, gastos e ineficiencias se puede aplicar políticas destinadas a reducirlos.
- Realizar Auditorías
Sobre la base de la registración contable se aplican las auditorias externas de balances para que un contador independiente emita una opinión sobre si la información contenida en los mismos es razonable o no. Estos informes de auditor transmiten confianza a los demás interesados de la comunidad para que puedan tomar sus decisiones con respecto a esos datos. Por ejemplo: conceder o no un préstamo, invertir o no en esa firma, etc.
- Comparaciones
Al mantener registro de todos los años y ejercicios comerciales de una compañía a lo largo de su vida, estos datos pueden compararse con los de periodos pasados y saber si los valores mejoraron o empeoraron o si creció o no la firma.
- Análisis de Balances
Como sabemos el resultado final e importancia de la contabilidad es plasmar en los balances generales toda la información del periodo económico. Con estos balances es posible realizar ciertos análisis que permiten obtener datos muy importantes y que se basa en el cálculo de ratios, tendencias, razones y cocientes que proporcionan información útil para conocer la situación económica y financiera.
