El Departamento de Recepción es el corazón del negocio hotelero, es donde se supervisa el número de habitaciones disponibles, se registra a los huéspedes, se hacen las reservas, se registran las salidas y se asignan las habitaciones y las llaves. En la recepción también se hacen funciones de controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios durante la permanencia de los huéspedes dentro de la instalación.
En recepción se responde a las preguntas de los huéspedes acerca de las actividades del hotel y se proporciona información acerca de los restaurantes y atracciones cercanos.
El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel,tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, telex, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada.
Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión deben estar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajo a cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales.
El número de individuos que trabajan en recepción, y el que sus tareas sean más o menos específicas, depende del tamaño del hotel. Los hoteles y hoteles de carretera más pequeños puedes tener a una persona en cada turno que realiza todas las funciones de recepción,más frecuentemente, un jefe de recepción supervisa a un grupo de empleados, ademas se encarga de toda la actividad de gestión en el área en sus tres dimensiones Administrativo, Técnico y Social.
los jefes de recepción deben cumplir con diversas funciones dentro del hotel como distribuir y asignar funciones al personal de recepción teniendo en cuenta los pronósticos de ocupación y movimientos de huéspedes individuales y grupales,Articular el trabajo del sector con los demás departamentos del hotel considerando los requerimientos de atención continua al huésped,Asistir al departamento de Recursos Humanos y a la gerencia del hotel en la organización, toma de personal y resignación de funciones relativas al área de Recepción,Capacitar al personal a su cargo en aspectos operativos del área de Recepción, atención al cliente y normas de seguridad, según procedimientos del establecimiento,Supervisar el desempeño del personal a su cargo, según procedimientos del establecimiento,Supervisar las acciones del personal a su cargo relativo a la atención del cliente, considerando el cumplimiento de los procedimientos y las reglas de cortesía,Autorizar bloqueos, prolongación de estadías, salidas tardías y cortesías a los huéspedes considerando los procedimientos del establecimiento y controlar que se efectúen los créditos y débitos en las cuentas de los huéspedes, basándose en lo dispuesto por la administración y gerencia.
El recepcionista es la persona que recibe y registra a los huéspedes del hotel. Si el huésped ha hecho una reserva con anticipación, el recepcionista verifica la información. Si no ha habido reserva anticipada, el recepcionista proporciona detalles sobre la disponibilidad y el precio de la habitación.
Esta información debe estar inmediatamente disponible para que pueda ofrecer la habitación al huésped. Muchos hoteles utilizan un un sistema de gestión informatizado para almacenar información de reservas, habitaciones disponibles y precio de las habitaciones.
Los establecimientos más pequeños pueden almacenar esta información en un casillero de habitaciones, en el que se colocan fichas que muestran el estado de las habitaciones.
Los hoteles generalmente solicitan de sus huéspedes que paguen la habitación en efectivo al hacer el registro de entrada, o que garanticen el pago por medio de una tarjeta de crédito.
Después del registro, el recepcionista asigna una habitación y entrega la llave de la habitación al huésped.
los recepcionistas también tiene diferentes funciones como recibe a los huéspedes,vende y asigna habitaciones, dar información general del hotel.Hacer el registro de entrada del huésped,revisa el reporte de habitaciones hecho por ama de llaves,lleva el control de entrada/salida de huéspedes,reporta a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpieza,lleva el control de las llaves de la habitación,es la persona encargada de manejar el control de los ingresos, egresos y movimientos operativos de un hotel,ingresa dinero al hotel por concepto de Alojamiento,Alimentos y Bebidas y Eventos corporativos,servicios complementarios,lavandería,cobro de facturas en efectivo o a crédito (moneda nacional o extranjera, cheques de viaje, bonos de agencias de viajes, comisiones),cambio de divisas y control de cajas de seguridad.
Un buen recepcionista debe tener las virtudes de sonreír fácilmente ante una carencia profesional o de falta de información, el cliente nos va a perdonar si somos amables y tenemos predisposición a ayudarle,no puede ser prepotentes,también es muy importante saber dónde encontrar la información que el cliente nos demanda.
