Identificación de un proceso:
El primer paso que debemos llevar a cabo para poder gestionar perfectamente los procesos es identificar los mismos.
Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las cuales se agrupan para generar procesos, los cuales interactúan entre sí mismos, como si de engranajes se tratara, para hacer funcionar las organizaciones, la identificación de actividades podría parecer un hecho fácil, pero no lo es. Podemos comprobarlo viendo la cantidad de cosas que se deben hacer en las organizaciones y por falta de definición no se hacen, o se hacen mal, por lo que no está tan clara su definición e identificación.
Además, tendemos a definir como actividades de las organizaciones, aquello implicado directamente con las entradas reales de dinero o facturables dejándose la mayor parte de estas actividades fuera del control ordenado de la gestión.
Es decir, lo que se pretende es que todas las cosas que se realizan en una organización queden perfectamente identificadas. Lo ideal debería ser que fuéramos capaces de identificar las actividades hasta el mínimo nivel que se pueda, con el fin de que los límites de los procesos puedan quedar perfectamente definidos.
Una manera útil de saber qué se hace en nuestra organización puede ser la elaboración de un organigrama del que podamos extraer posteriormente lo que hace cada elemento personal o departamental de la organización, y vamos a poder comprobar cuántas actividades quedan indefinidas.
Una vez que por áreas, departamentos, funciones, es decir, como queramos, hemos sido capaces de identificar todas nuestras actividades, lo siguiente es definir cómo vamos a querer gestionar las mismas; qué procesos vamos a definir.
Ante esto debemos tener en cuenta una serie de criterios, que deban facilitarnos la gestión de los posteriores procesos:
No debemos incluir un elevado número de actividades en un solo proceso, ya que la información que posteriormente nos dará el mismo será excesiva y difícil de procesar.
No debemos incluir un pequeño número de actividades en cada proceso porque al final tendremos excesivo número de procesos, los cuales uno a uno serán fáciles de controlar pero en su totalidad daría problemas.
No es conveniente implicar un gran número de departamentos en cada proceso, más aun cuando la responsabilidad del mismo pueda recaer en más de una persona de mismo nivel jerárquico, debido a que las discrepancias pueden frenar la gestión.
La responsabilidad de gestión de los procesos, aunque deberá ser definida, no se debe caer en el error de que esto sea entendido como que otras personas no son responsables de su implicación. Todo el mundo está dentro.
Teniendo en cuenta estas directrices, es hora de definir nuestros procesos. Tal y como hemos expuesto en los apartados anteriores, respecto a la definición de los procesos, debe quedar claro que el siguiente paso es agrupar un número de actividades, a las cuales las vamos a bautizar con un nombre que las agrupará y coordinará. Por ejemplo: VENTAS.
Componentes de los procesos:
Los procesos están conformados por funciones de Planeamiento, Gestión y Control, estos puntos son imprescindibles para definir a la actividad como un proceso, identificarlo y analizarlo como tal.
Planeamiento: Básicamente se trata de organizar los objetivos con el fin de tener claro que es lo que se debe obtener de este proceso, para facilitarlo, se utilizan planes, programas y procedimientos como herramientas por excelencia.
Gestión: Se trata de las acciones realizadas para que el proceso se dirija por el camino correcto, podemos dividir su composición en:
-Estructura: Tareas, divisiones, comunicaciones.
-Habilidad y conocimiento del gerenciamiento.
-Capacidad negociadora.
Control: Es la medición de la gestión, mide eficacia y eficiencia.
Es decir, una mayor eficacia es una gestión cercana al cumplimiento de los objetivos, mientras que una menor eficacia refiere a una gestión lejana al cumplimiento de los mismos.
Eficiencia: Es la relación directa entre insumos consumidos y los resultados logrados. Una mayor o menor eficiencia depende de la correcta o incorrecta aplicación de los insumos.
- Características del control:
-Economía: El costo del control no debe superar al beneficio que genere controlar.
-Operatividad: El control debe realizarse con un método sencillo.
-Significatividad: Se debe aplicar a actividades importantes, no a cuestiones sin trascendencia.
- Herramientas de control:
-Control presupuestario: Comparar los resultados esperados (presupuestados) con los reales (sistema contable)
-Auditoria interna: Validación de la razonabilidad de la información registrada con la realidad.
-Análisis e interpretación de estados contables.
¿Por qué debemos mejorar los procesos?:
Cualquier organización vive en un entorno cambiante, y debe adaptarse, dicha adaptación de hecho significa el cambio, pero la clave radica en la velocidad de este.
Las empresas siempre vivieron en entornos cambiantes, lo que pasa es que en muchas ocasiones las transformaciones han sido mucho más lentas y en ocasiones las mismas eran mayores aún que la vida misma, por lo tanto eran prácticamente imperceptibles.
Ninguna empresa puede ignorar al medio en que se desenvuelve, en los planes y presupuestos se deben tener en cuenta aspectos del entorno, como las ejecutorias de los competidores nacionales e internacionales, las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflación y la devaluación y las tasas de interés, y las políticas establecidas por el gobierno en las áreas tributaria, salarial, de seguridad social y también de comercio exterior.
