Buenos días, soy la organizadora de eventos Micaela Yrepá. Hoy vamos a hablar de la
reunión que se llevo a cabo en el hotel Melía, el mismo llevo por nombre “Clarín”. En el
cual se realizaba el lanzamiento de la 4ta temporada del Espacio Clarín Mar del Plata.
Una gran galería de personalidades del espectáculo, del deporte y de la política
estuvieron en la presentación. Entre otros, María Eugenia Vidal (Gobernadora de la pcia.
de Buenos Aires), Sergio Massa (Funcionario Público), Teté Coustarot Locutora),
Alejandro Lerner (Cantante y compositor), Valeria Lynch (Cantante), Carmen Barbieri
(Actriz cómica), Hugo Varela (Humorista).
Debemos tener en cuenta los objetivos, los cuales son las razones y motivos por las que se
organiza el mismo, puede ser para presentar cambios estructurales, motivar a los empleados, en
este caso sería para promocionar la temporada de teatro de Mar del Plata 2017.
Por otro lado debemos elaborar el plan de evento. Aconsejamos que este se realice algunos meses
previos a la fecha en la que se desea hacer. De todas formas, este tiempo dependerá de la
magnitud e importancia del evento corporativo, haciendo saber:
• Fecha y hora del evento: 29/11/2017 a partir de las 17:00 hs. El cual se hará saber
por medio de invitaciones que se les enviara a cada uno de los participantes.
• Seleccionar el salón del hotel, ya que este cuenta con 3 salones:
1. Salón Tirso de Molina: ubicado en planta baja cuenta con una amplia pista de
parquet y escenario para la realización de shows. Capacidad para 180 personas
2. Salón Alejandro Casona: es ideal para la realización de una Gran Recepción con
Buffet Froid. Capacidad para 100 personas
3. Salón García Lorca: excelente para ceremonias y bodas civiles con propuestas
gastronómicas informales tipo cocktail o un formal almuerzo. Capacidad para 70
personas.
Nos pareció el mas propicio y adecuado a la circunstancia el salón Tirso de Molina, por las
dimensiones y comodidad del mismo.
• Tuvimos en cuenta la contratación de: seguridad, variedad de camareros/as, chef,
pasteleros/as, ayudantes de cocina, gente de limpieza para mantener constantemente
higienizadas las áreas.
• La producción: El hotel también se encarga de contratar a personal para la
iluminación y el sonido. Y el personal que se encontrara en la puerta para
controlar a los invitados.
• Los servicios de guardarropa para cada uno que llegue.
• Cronograma de actividades: Previas al evento y durante el evento.
• Uno o algunos días previos al evento se deben chequear los últimos detalles como:
instalaciones, personas involucradas que deban realizar alguna función. Y cuando haya
llegado el día del mismo, se debe tener presente el cronograma de actividades. Algunas de
estas pueden ser: bienvenida a los invitados, presentar personas, supervisar el curso del
evento y demás aplicaciones.
• Evaluación del evento. Para esto se debe realizar un informe sobre los sucesos más
destacados que tuvieron lugar en el mismo, y evaluar si los objetivos propuestos se
cumplieron, si los invitados se sintieron a gusto y conformes con los servicios brindados, si
las tareas se efectuaron de forma organizada.
En conclusión, la organización de este evento me ha aportado mayor experiencia ya que es la
primera vez que realizo una reunión de esta magnitud, cumpliendo los objetivos propuestos.
7 septiembre, 2024
