Antes de adentrarnos en su utilidad, es importante conocer el significado de la palabra Contabilidad, la cual definimos como un sistema de información, cuyo objetivo es recopilar y analizar la actividad económica y financiera de una organización.
Un Sistema es conocido como un conjunto de elementos que se relacionan unos con otros, el mismo puede ser abierto (el cual consta de una entrada de datos, un procesamiento, la salida de los mismos y una retroalimentación) o cerrado (los datos solo entran, se procesan y salen).
La organización es un grupo de individuos, la misma posee división de tareas entre ellos, además de la existencia de un líder encargado de coordinar las actividades necesarias para llegar al objetivo deseado.
Posee elementos básicos los cuales son los recursos humanos y materiales, y un fin o meta.
¿Por qué es tan importante el departamento de Contabilidad?
Nada es más necesario para la dirección de una empresa que tener un seguimiento de sus gastos e ingresos, de la situación financiera, del valor de los materiales y los activos; de saber que cobros y pagos se encuentran pendientes o también de poder realizar comparativas para saber cómo está evolucionando el negocio. Estos datos mencionados se obtienen a través del departamento de contabilidad.
Los datos que aporta el departamento de contabilidad son muy valiosos, no sólo para conocer y cuantificar la situación del negocio sino también para la definición de estrategias y tomar decisiones. Aunque además de la utilidad práctica es también una obligación legal. Las empresas deben regirse por leyes nacionales e internacionales que delimitan cómo y de qué manera se debe tener un control de la contabilidad. Las normas contables legales son aquellas que obligan a los emisores de los estados contables a emitir una opinión sobre los mismos.
De forma resumida, las funciones del departamento de contabilidad son:
Llevar al día los libros contables:
Libro diario: Se formalizan los asientos contables de las operaciones diarias
Libros de registro: de facturas emitidas y recibidas, registro de los bienes de inversión y de las operaciones intracomunitarias si las hubiera
El cierre del ejercicio: sobre todo con la preparación del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria de cuentas.
Obligaciones registrales: Legalización y depósito de libros y cuentas.
Preparación de impuestos
El plan general contable (PGC) es el que indica cómo se deben llevar a cabo estas operaciones.
El departamento contable necesita trabajar con la información que recibe del resto de departamentos de la empresa, y debe ser escrupuloso para exigir datos precisos y fiables.
Departamento de compras: para registrar las operaciones de compra de materias primas, existencias o producto final, y gestionar los pagos en las fechas acordadas.
Departamento de facturación / ventas: para registrar las facturas de venta y controlar las fechas de cobros.
Departamento de Recursos humanos: para contabilizar el coste de las nóminas y los seguros sociales.
Almacén: Para llevar control de los inventarios y existencias.
Departamento financiero: en este caso la comunicación es recíproca, cada uno de los dos departamentos necesitan información del otro.
El departamento de contabilidad y su importancia
Dentro de los principios contables, recogidos en las normas de contabilidad, el más destacable es el de ofrecer una imagen fiel de la empresa: de su patrimonio, de su situación financiera y de sus resultados. La información contable debe ser relevante, amplia, fiable, clara y comparable. Esto es vital, tanto para el empresario a nivel interno, como para la imagen exterior de la empresa: ante los accionistas, los proveedores y clientes, los trabajadores y, por supuesto, para posibles inversores.
De los registros y anotaciones contables se obtienen los datos de la actividad empresarial y, al final del año, del cierre del ejercicio económico. El paso siguiente es ordenar, analizar e interpretar la información recibida. De ese modo, se pueden elaborar informes o comparativas (tablas o gráficos) para entregar a los gerentes o directivos. Estos datos bien diseñados son claves para evaluar los resultados de la empresa y determinar las estrategias futuras para la toma de decisiones.
Hemos hablado de la contabilidad financiera, pero también es importante para la toma de decisiones la contabilidad de costes. Esta contabilidad, que se desarrolla a nivel interno, proporciona información útil para la gestión de la empresa, como determinar el coste de producción, valorar las existencias, etc.
Como conclusión, podemos notar que evidentemente el departamento de contabilidad es, no solo importante, sino esencial para toda empresa, ya que el mismo ayuda a tener un control de las entradas y salidas de dinero, los materiales y deudas, asi como también para saber si la empresa realmente está progresando o si por el contrario, la misma está en declive. Es importante saberlo, ya que en caso de tener un balance negativo se deben tomar acciones lo más rápido posible, para poder lograr que la empresa salga a flote antes de que sea demasiado tarde.
Las normas nacionales e internacionales también obligan a que exista un departamento de contabilidad, ya que si se da el caso en que se deba verificar las actividades de la empresa, los balances y asientos sirven como pruebas de que la empresa no está realizando actividades fraudulentas, aunque también podrían ser muestra de que sí lo está haciendo.
