16 junio, 2024

 

Procesos contables básicos

El por qué y para qué de los libros contables

En este presente trabajo me propongo  explicar acerca del uso libros contables dentro de una organización con el fin de que se entienda su importancia dentro de esta.

Cuando uno se decide a comenzar la aventura de emprender, su ilusión y recursos están centrados normalmente en la idea, en el proyecto. La atención a otros aspectos, como los libros contables, se convierte en una pesada y tarea, sobre todo por el desconocimiento que suele existir en base a dichos documentos y cómo gestionarlos.

Libros contables obligatorios:

Cuando la empresa, por su tipología, requiere de contabilidad, debe formalizar anualmente los siguientes libros en el Registro Mercantil.

Libro Diario. Es el libro en el que se registran todas las operaciones que se realizan de forma diaria en la empresa: cobros y pagos. Todas las transacciones se anotan de forma cronológica.

Libro de balance, también conocido como estado de situación patrimonial. Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar un inventario que incluya los bienes, derechos, obligaciones y las unidades monetarias de la misma.

Incluyendo un balance general de la empresa, y en el que se reflejaran dos estados:

El estado de resultado en el que quedarán señaladas las pérdidas y ganancias de la empresa.

El estado de los flujos efectivos, la memoria de actividad y el estado de cambios en el patrimonio neto. Así el libro estará formado por varios registros que interconectados.

Libro de remuneraciones. Es obligatorio para todas aquellas empresas que tengan más de cinco empleados. En este documento se llevará a cabo el registro de las remuneraciones de dichos empleados.

Libros contables auxiliares: Se trata de aquellos libros que a pesar de no ser obligatorios, es conveniente que la empresa cuente con ellos para que le sirvan como apoyo en la gestión de los libros contables obligatorios.

Libro de caja. Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un negocio.

Libro de banco. Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el banco o bancos con los que trabaja la empresa.

Libro de entradas y salidas de almacén. Sirve para el registro de las operaciones que se realizan en el almacén (en caso de que la empresa lo tuviese).

Libro auxiliar de vencimientos. Tiene gran importancia ya que nos ayuda a mantener controlados los vencimientos de deudas.

Libro fondo de utilidades tributarias (FUT). Este libro permite llevar a cabo el control de las declaraciones de renta de primera categoría.

Libro mayor. Se trata de un resumen de los movimientos de cada una de las cuentas del libro diario. Lo que se saca de este documento es un saldo de deuda o de deuda a reclamar por cada cuenta. Luego, dicho registro se lleva al balance.

Los libros contables tienen una forma de legalización concreta y unos plazos, procedimientos y forma de presentación (esta ha evolucionado con el avance de las nuevas tecnologías) que se deben cumplir para llevar a cabo dicha legalización. Se trata de un proceso que veremos más en profundidad en un futuro artículo.

Es fundamental recordar que la gestión y presentación adecuada de dichos libros es clave para el control de la contabilidad de la empresa y para el adecuado cumplimiento de los deberes fiscales de la misma.

Haremos una secuencia básica de una registración en los libros contables

-libros auxiliares subdiarios.

-libro diario y

-libro o registro mayor

En base a lo expuesto, el proceso contable se ordenaría de la siguiente manera

A partir de un hecho económico y en base a una estructura patrimonial se crearían cuentas, formando un plan de estas, de las cuales derivarían variaciones patrimoniales que deben quedar asentadas a través del método de partida doble y teniendo en cuenta para ello las normas profesionales que son en este caso los principios contables generalmente aceptados (pcga).

Esto es lo registrado  en los libros de comercio, que pueden ser los subdiarios auxiliares pero sobre todo el libro diario y de este al libro mayor, a su vez con los saldos de cada cuenta obtenidos de su respectivo mayor se confeccionara en el balance de comprobación de sumas y saldos que consiste en volcar la suma de los movimientos deudores y acreedores y los saldos de las cuentas en las columnas del debe y el haber los cuales deben ser iguales a la suma de estos.

Como conclusión considero que cabe destacar que el uso de los libros es no solo para llevar un control de los movimientos de una empresa, si no también ser una herramienta justa para la toma de decisiones en lo que corresponde a los recursos del ente, en este caso, su patrimonio.

 

 

 

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