Control del Abastecimiento Material Descartable en Hospital San Carlos

En el área de internación la reposición de insumos descartables está a cargo de enfermería, además de sus tareas habituales tiene la responsabilidad de reponer los insumos que utiliza con el paciente..

En la práctica, se observan omisiones y excesos, los que recaen directamente en los costos, artículos y cantidades solicitadas innecesariamente generan excedentes que luego no quepan en el lugar de guarda.

Por otra parte, existen las omisiones de artículos claves, todo esto redunda en que luego el sector tenga que pedir prestado a otros sectores, generalmente personal del área afectada recorre el hospital a lo largo de toda la semana procurando tomar prestado pequeñas cantidades de los demás sectores a los que luego quizás no les alcance su stock con motivo del préstamo.

En lo que respecta a los excesos, los montos anuales alcanzan el millón de pesos , en tanto que las omisiones, sólo se reflejan como costos ocultos, costos que engloban la suma de la pérdida de tiempo de todas las personas que intervienen en la cadena de la solución al faltante.

CONTEXTO o ALISTAMIENTO

La Hospital en Julio del año 2014 resolvió quitar el depósito y suministrar buena parte de los inventarios a través del método logístico conocido como “Cross Docking” cuyo objeto es, abastecer directamente desde el proveedor a los diferentes sectores del hospital sin necesidad de colocar stock, esta práctica trajo beneficios e inconvenientes, los sectores de enfermería al no contar con un depósito que les pueda cubrir algún imprevisto, omisión o faltante y, por temor a quedarse sin material, tienden a almacenar más de la cuenta.

Los artículos sujetos a control representan el 22% de la base activa y comprende un monto de $ 600.000 mensuales relativos al consumo.

DECLARACION DEL ALCANCE

Administrar el stock de los Rubros DESCARTABLES y SANIDAD en el área internación, ejerciendo diversas tareas que van desde realizar inventarios cíclicos, emisión y carga de solicitudes en sistema hasta la recepción, control, clasificación, entrega y guarda de los productos solicitados en cada sector, garantizando orden, disposición y la correcta rotación de los insumos.

OBJETIVOS Y METRICAS
- Objetivo 1: Administrar el stock de insumos descartables en el área internación.

Métrica: Capacitar al personal de depósito para emitir controles y hacer los requerimientos.

Objetivo 2: Reducir los costos de stock.

Métrica: prevenir excesos por $ 80.000 mensuales, procurando mantener el stock en relación a la demanda.

Optimizar los espacios de almacenamiento en internación.

Métrica: uso correcto de los espacios y cajoneras para la guarda de los elementos.

Objetivo 3: Asegurar la correcta rotación de los insumos.

Métrica: Mantener los artículos disponibles a través del sistema FIFO (primero entra, primera Sale)

Objetivo 4: Asegurar la disponibilidad.

Métrica: que el personal de enfermería disponga de los elementos para la atención de los pacientes.

Objetivo 2: Disminuir y regular los volúmenes de los pedidos.

Métrica: Recibir y clasificar sin exceder la capacidad de la plataforma de recepción de mercaderías.

PRINCIPALES ENTREGABLES – HITOS

7-7-2013 Lanzamiento

8-7-2013 Capacitar al personal

9-7-2013 Notificación A todas las áreas y personas involucradas

23-7-2013 Implementación y puesta en marcha

25-8-2014 Finalización del Proyecto.

CRITERIO DE CUMPLIMIENTO

El proyecto estará cumplido cuando todas las áreas de internación afectadas al plan culminen en los plazos establecidos tal como se manifiesta en los HITOS.

FACTIBILIDAD Y RECOMENDACIONES

Técnica. El equipo del proyecto contará con personal preparado para desarrollar esta labor, además de las herramientas que le permitirán llevar un mejor control de abastecimiento.
Organizativa: El equipo del proyecto cuenta con un programa de emisión de pedidos, la carga en sistema será dinámica ya que se realizará a través de plantillas las que tendrán artículos y cantidades predefinidas para cada sector.

PRESUPUESTO

No se requieren gastos para llevar a cabo este proyecto, tanto los recursos humanos como así también las herramientas (software, hardware) y los elementos para la distribución formaban parte y/o estaban disponibles para su uso.

Cabe aclarar que durante el año 2012 y parte de este 2013, se han hecho cambios operativos y numerosos esfuerzos para afrontar con la misma dotación de personal las exigencias de este proyecto.

ORGANIZACIÓN
- ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
- COMPOSICION DEL EQUIPO DEL PROYECTO.

PM (líder del proyecto)

Supervisor de depósito

Analista de Stock

Administrador de Pedidos internos (Pikcing)

Personal que clasifica los pedidos

Personal de recepción de mercaderías

Distribuidores del Depósito

PLAN DE ENTRENAMIENTO – PERSONAL DEL PROYECTO

En las etapas previas al inicio de cada entregable el analística de Stock capacitará a los miembros del equipo que conozcan el sitio dónde se desarrollarán las siguientes labores:

Realización de inventarios en el sector.
Carga de pedidos en sistema.
Guarda de Insumos en las posiciones
- PLAN DE GESTION DE RIESGOS

EL Cross Docking exige dinamismo, plazos cortos, rápida reacción ante eventos inesperados, situaciones que pueden generar un impacto negativo en el suministro, diversas circunstancias sugieren contar con planes para minimizar impactos no deseados.

Para este proyecto existen cuatro riesgos importantes:

La ocasional ausencia del personal
Ocasional caída del Correo electrónico
Caída prolongada del sistema Erp.
Paros sorpresivos/Bloqueo Sindical de los proveedores, para nacional prolongado.

Cada Riesgo tiene un manual de Procedimientos.