Cuando hablamos de comunicación nos referimos a un proceso que nos permite intercambiar o recibir información entre una o mas personas, llamadas Emisor (quien formula y emite el mensaje) y el receptor (quien recibe el mensaje), mediante un mismo código. El CÓDIGO es el lenguaje que se utiliza par formular el mensaje, puede ser verbal (oral o escrito) o no verbal (imágenes visuales, auditivas, gestos movimientos corporales, etc). Estos mensajes circulan a través de un CANAL, medio empleado para comunicarse (ej: la atmósfera, un teléfono, un papel, etc) hasta llegar al receptor.
Los roles entre el emisor y el receptor van rotando, ya que el receptor al emitir una respuesta pasa a ser el emisor. A esta ida y vuelta de mensajes se la denomina feedback.
Las fallas que se presentan en la transmisión de os mensajes pueden originarse en el emisor, en el mensaje o en el receptor. Y pueden ser causadas por:
- Falta de Planeación:
Para que una comunicación sea adecuada y cumpla con sus objetivos debe surgir como resultado de una planeacion. Tanto el análisis y la formulación del mensaje a transmitir, como su origen y objetividad; al planificar los elementos de la comunicación como el canal mas apropiado y el momento adecuado, aseguran mucho la comprensión y reducen la resistencia al cambio.
2. Suposiciones no aclaradas:
Una suposición, es algo que se da por hecho. Correcta o no correcta la suposición sera una barrera en a comunicación. La percepción, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista. Osea dos personas pueden percibir un mismo tema con distinto significado, cuando tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras perspectivas.
3. Distorsión semántica:
Surgen de la limitación de los símbolos (representación perceptible de una idea. Ej.: Letras, palabras, sonidos), a través de los cuales nos comunicamos. Los símbolos suelen tener mas de un significado y debemos elegir uno de ellos. La interpretación de símbolos, es una inferencia basada en nuestras suposiciones y no en hechos.
4. Mensajes mal expresados:
Cuando no tiene claro lo que se quiere comunicar, al enviar el mensaje, este llega al receptor impreciso, confuso o distorsionado. Como resultado no recibimos la respuesta adecuada. Ej.: si nos expresamos de manera poco precisa, o con frases incongruentes.
5. Sobrecarga de información:
Cada individuo responde a la sobrecarga de información de distinta manera, omitiendo parte de la misma o no pudiendo procesar o interpretar toda la información. Y en respuesta se obtiene una demora o una respuesta errónea.
Dentro de una organización estas fallas influyen de forma directa en el recurso humano, generando desvíos que impiden llegar a las metas y objetivos propuestos, amen de que también influyen en el clima laboral.
Un ejemplo claro es que a un empleado se le pida un informe estadístico, en un tiempo acotado. Sobre los gastos, costos y precios de la competencia.
El volumen de información es demasiada para poder analizarla detenidamente en el tiempo propuesto, y en respuesta a esta situación el empleado puede presentar un informe incompleto omitiendo parte de la información.
Para evitar este tipo de desvíos es necesaria una planeación para poder transmitir de forma correcta las solicitudes y tiempos con que se cuenta para desarrollar las tareas.
La función final de la comunicación se relaciona directamente con el papel de facilitador en la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones. Al transmitir la información se busca identificar y evaluar las alternativas.
De esta manera reconocemos la importancia de poder distinguir las fallas en la comunicación organizacional para poder prevenir, o solucionar las mismas en el momento que surjan.
