¿Cómo Reducir Costos Logísticos Ocultos sin Reducir la Calidad del Servicio?

Están en todas las actividades, afectan a todas las áreas e impactan sobre la competitividad y rentabilidad.

El coste logístico de los productos puede representar entre un 20 o 30% del coste total de la mercancía. El punto básico de los errores más comunes en torno al diseño de la cadena de producto y de la organización logística es que muchas empresas no le conceden la importancia debida, olvidando que un fallo en cualquier fase del proceso puede multiplicar exponencialmente las pérdidas y arruinar un modelo de negocio si no se detecta a tiempo. Las operaciones logísticas constituyen una parte sustancialmente importantes en cuánto a las decisiones estratégicas del negocio, que implican elegir bien el mercado y desarrollar índices eficientes de medición de gastos.

Las empresas bucean en un mercado exigente y competitivo, orientado a usuarios y consumidores cada vez más especializados y segmentados que por supuesto, demandan las mejores ofertas y son más críticos ante la solvencia y calidad de su compra, no sólo atendiendo a la satisfacción en torno al producto, sino a las condiciones de servicio, reparto y atención al cliente.

Se entiende por costos ocultos aquellos gastos que no son productivos o estrictamente necesarios para el funcionamiento de la empresa y que suelen pasar desapercibidos para los sistemas contables y la cuenta de resultados.

La falta de conocimiento o de compromiso de empleados que dejan las computadoras prendidas, o de operarios que no avisan del mal funcionamiento de sus máquinas, con el consiguiente mayor consumo de electricidad y generación de desperdicios; o la falta de un sistema que alerte sobre el vencimiento de insumos en los depósitos, son sólo algunos de los más conocidos. Aunque de mayor complejidad, también suelen integrar esta lista los costos de oportunidad, aquellos que derivan en pérdidas de mercado por insatisfacción de los productos o servicios vendidos; algunos de carácter financiero o el pago de sobreprecios, para alcanzar determinados propósitos.

No sólo es clave detectar estos factores que generan improductividades, sino también tratar de neutralizarlos o reducirlos, a través de la gestión profesional.

No se ven pero pesan

Los Costos Ocultos pueden ser muy variados, tener distinto origen y requerir diferentes soluciones. A nivel productivo, la no disponibilidad de equipos en su punto óptimo de funcionamiento, o la ausencia de planificación, generan tiempos improductivos muy altos. Lo mismo puede pasar con la falta de idoneidad de los operadores para ejecutar una tarea, la rotación de personal, los accidentes laborales, las condiciones de trabajo que generen incomodidades ergonómicas o las pérdidas en los depósitos

Hay empresas que no dedican tiempo a las funciones de entrenamiento y capacitación, ni generan estrategias de atracción y retención de sus recursos humanos, que tienen una visión de corto o, a lo sumo, mediano plazo y viven en crisis de supervivencia. Generalmente, tienen una persona que se ocupa de liquidar salarios y gestionar la documentación laboral, pero no intervienen en la administración de los conflictos, ni en el desarrollo y el alineamiento de los puestos de trabajo con las necesidades de la firma. También carecen de una estrategia de capacitación permanente y sistematizada, lo que enfatiza el incremento en costos ocultos

La incidencia de estos costos crece cuando las empresas carecen de indicadores de gestión, que permiten monitorear los procesos y mantener o mejorar los niveles de eficiencia; o no se siguen buenas prácticas en cada una de las actividades logísticas

Esto puede afectar tanto en la línea de producción como en la preparación de los pedidos en el centro de distribución, por la cantidad de SKU y por la alta frecuencia de visitas que requiere cada pedido, con el consiguiente mayor tiempo de preparación.

Soluciones

Este objetivo implica la incorporación de sistemas de gestión que ordenen el proceso operativo, mejores prácticas en cada función (diseño eficiente de depósitos, calidad certificada en la preparación de pedidos, facturación culata camión, etc.), desarrollo de un proceso de mejora continua que obligue a una revisión permanente de la calidad de la gestión; por ejemplo, la certificación de una norma de calidad es parte de ese proceso. Pero, por sobre todo, tener Indicadores de Gestión (KPI) que permitan medir dónde se encuentra parada la empresa y hacia dónde se dirige. Para todo ello, es clave la capacitación de la gente, teniendo en cuenta que las necesidades varían según el perfil de los puestos (Operarios, Supervisores, Gerentes).

Reducir costes de los procesos de transporte sin que éstos pierdan eficiencia. Para ello, el factor tecnológico es determinante, porque la tecnología se trata de una pieza fundamental para optimizar los procedimientos en materia de logística. En ese sentido, es esencial buscar a un proveedor tecnológico que cuente no sólo con la infraestructura necesaria, sino que tenga la capacidad de ofrecer soluciones alineadas a la competitividad del negocio.

La tecnología se trata de una pieza fundamental de optimización, pudiendo observarla en ejemplos muy diversos como la utilización de GPS: Gracias a ellos es posible tener visibilidad en línea y trazabilidad tanto del transporte como de la paquetería y, por lo tanto, extraer información inmediata del estatus de los artículos tanto en ubicación como en tiempo, contribuyendo a la satisfacción por servicio al cliente. Si quieres una formación personalizada y completa en torno a la temática, opta por un curso de logística integral.

Cinco factores para la eficiencia en logística

1. Formación de alianzas estratégicas: Son grupo de empresas interrelacionadas que trabajan en un mismo sector industrial y que colaboran estratégica mente para obtener beneficios comunes. Dichas alianzas permiten aprovechar el transporte cuando envían sus mercancías hacia los mismos puntos geográficos, lo cual maximiza el espacio y permite a las empresas compartir gastos.
2. Trazabilidad. La definición de este término alude a la serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de un producto en cada una de sus etapas. En nuestra evolucionada, globalizada y mercantilizada sociedad existe una necesidad creciente por controlar el ingente volumen de información en torno a servicios y productos. La tendencia de las empresas de distribución consiste en ofertar a sus clientes la posibilidad de conocer dónde está su producto en tiempo real.
3. Aprovechamiento de las tecnologías móviles. Los beneficios de la adopción de aplicaciones y herramientas tecnológicas especialmente orientadas a tabletas y Smartphone son cada vez más notorios y diversos. Este tipo de tecnologías permiten obtener toda la información que el operador precisa, lo que redunda en la mejora de la productividad y la reducción de los costes operativos y de personal.  Las estadísticas señalan que esta tecnología tiene un impacto directo e inmediato en el incremento de la productividad de los trabajadores, de entre el 15% y 30%.
4. E-commerce: Permite a cada empresa darse a conocer en el mercado local e internacional. El cliente tiene acceso a un espectro mucho más amplio de productos y a una completa comparativa de precios en la red. En este contexto, los costes intermedios y los precios finales se abaratan y resultan más competitivos, puesto que la capacidad de los proveedores para competir en un mercado en línea aumenta, conllevando al incremento en la competencia, mejora de la calidad y variedad de los productos y servicios.
5. Utilización de técnicas avanzadas de reducción de costos como el Lean Management. Esta estrategia se enfoca a reducir todas las tareas que no aportan valor añadido al usuario, eliminando así el desperdicio y por lo tanto, el gasto. En el mundo de la gestión logística es importante adoptar la cultura Lean que respecta a la mejora continua de los puestos de trabajo, la introducción de técnicas de cero defectos o el diseño de subsistemas automáticos.

Conclusión:

Es fundamental para las empresas, en su búsqueda por la mejora logística, reconocer cuales son los costos ocultos que pueden tener para poder  integrar  las estrategias de incremento de productividad, rentabilidad y eficiencia

La reducción del costo logístico integral constituye un reto enorme para las empresas, por lo que cada vez es más notorio cómo la cadena de logística y de distribución representa un factor diferencial entre una compañía y otra.