El lanzamiento de un producto es un proceso en el cual un evento es una herramienta muy importante entre las diferentes acciones de comunicación que se determinarán, por lo tanto en este artículo se expondrá una pequeña formula de 7 pasos para no olvidarse de lo más importante.
En este tipo de encuentros, lo primero que deberías preguntarte, es ¿A quiénes vas a invitar a este lanzamiento? Es decir, el target. Para así saber de qué manera vas a coordinarlo y organizar las diversas actividades del evento. No es lo mismo si vas a invitar a intermediarios, a consumidores directos, a potenciales consumidores, a usuarios del producto o a la prensa. El plan del evento se modificará de acuerdo al contacto previo con la empresa y el conocimiento de las características del producto. Por este motivo es importante que el organizador de eventos (OP), antes de armar lo que va ofrecer tenga conocimiento de ciertas cuestiones que resultan básicas pero que no son tan obvias a la hora de armar un evento de lanzamiento de producto. Estas son:
- Definir los objetivos que se quieren alcanzar con el lanzamiento: Generalmente es adaptar el evento a la imagen corporativa de la marca. Se transmite coherencia de identidad de marca en todos los aspectos posibles; el consumidor o cliente crea un recuerdo más fuerte si todos los elementos siguen una coherencia fijada con un mensaje claro y una personalidad fija.
- Determinar a qué grupo de consumidores va dirigido el producto: Definir los invitados es primordial. Contabilizar desde los inicios la cantidad de potenciales clientes, relacionados, empresarios, profesionales, autoridades que serán invitadas, etc nos ayudará a tener una visión amplia sobre la planificación de nuestro evento.
- ¿Dónde será el evento? Para definir el lugar debemos inicialmente identificar el concepto del evento y el propósito del mismo, la hora del evento y su duración; tener ideas sobre la decoración, la cantidad de invitados; de igual manera debemos decidir si los invitados se mantendrán de pie o se proveerán asientos. Al momento de seleccionar un lugar debemos tomar en consideración:
• Facilidades para alimentos y bebidas
• Cristalería
• Facilidades eléctricas
• Camareros
• Posibilidad de llevar bares de patrocinadores (en caso de ser necesario)
• Disponibilidad de sillas, mesas, sonido, tarima.
• Parqueos
• Valet Parking - ¿Cómo invito a mis relacionados? «La primera impresión es la que cuenta». Definitivamente las invitaciones le darán a los invitados una idea del tipo de evento, es por esto que la mismas deben ser seleccionadas cuidadosamente y ser diseñadas de acuerdo al propósito del evento.
En las invitaciones se debe colocar un número de teléfono con las siglas RSVP, las cuales significan répondez sil vous plaît en francés, para que los invitados tengan la posibilidad de llamar para confirmar su presencia o para excusarse en caso de no poder presentarse. - ¿Qué tan importante es la decoración? A través de la ambientación que se logre en el establecimiento seleccionado, los invitados podrán transportarse al servicio que se ofrecerá. Una vez definido el lugar, se deben seleccionar los suplidores para el montaje y la decoración. Una reunión inicial debe ser con el suplidor seleccionado para la decoración donde se le explique cuál es el objetivo del evento, el tipo de invitados que serán parte del evento, el lugar seleccionado, y el presupuesto establecido.
- Plasmar el momentoFotógrafo y video: la contratación de ambos servicios es esencial tanto para el historial de la empresa como para los servicios de relaciones públicas post evento.
- Dar a conocer el evento: Prensa. Una de las razones más poderosas para un acto de lanzamiento, independientemente de acercar lazos con relacionados y profesionales, es dar a conocer los servicios a los medios de comunicación. Es por esto, que las invitaciones a la prensa deben ser planificadas con un tiempo prudente de antelación. Hacer una lista de los medios de comunicación que nos interesa invitar, tanto de televisión, periódicos, revistas sociales, revistas especializadas, programas radiales, líderes de opinión, medios digitales, hasta bloggeros y twitteros. Las invitaciones deben ser enviadas por lo menos con treinta días de antelación a la prensa, y hacer confirmaciones tres días antes y el recordatorio de asistencia de los medios el día antes.En conclusión el evento va a ser destinado a un público en especifico y, como tal, este espera que se tengan en cuenta sus necesidades y expectativas para lograr que el producto y la marca sean recordados en un futuro como algo positivo. Simplemente recuerda que lo interesante es el producto y mostrar por qué es bueno.
