La tecnología llego para quedarse y los organizadores profesionales de eventos no se quedaron afuera. Acá te contamos como influyó en la agilización de las herramientas de planificación dentro del proceso de creación.
A la hora de organizar un evento de cualquier tipo, hay ciertas herramientas que nos ayudan a ordenarnos en el tiempo y que son esenciales. Estamos hablando de la calendarización, que nos ayuda a organizar las tareas que realizaremos previas al día del evento, el cronograma, que detallará las actividades que se llevarán a cabo durante el acontecimiento y el minuto a minuto, que refiere al seguimiento de ocupaciones de cada uno de los que participarán.
Ahora: ¿En qué influye la informática a la hora del armado de estas herramientas?
Primero cabe aclarar que estos, se realizan mediante cuadros de doble entrada en los que se detallaran tiempos y actividades, por lo tanto, la existencia de programas procesadores de texto como el Word y el Excel, son fundamentales para lograr un armado prolijo y con la posibilidad de corrección de datos en el transcurso del tiempo, ya que, todo lo previo al evento, está abierto a posibles modificaciones, y un archivo escrito a mano, no lo permite con la misma prolijidad y claridad.
La calendarización va a constar de un cuadro de doble entrada, con una primera columna con actividades a realizar previas al gran día y la primera fila, con el tiempo expresado en horas, días o meses. Se le asignara una o más actividades cada día, hora o mes.
| enero | febrero | marzo | abril | mayo | |
| Llamar salón | |||||
| Llamar fotógrafo |
En cuanto al cronograma, nos encontramos con un cuadro detallado de cada actividad que se realizará durante el evento y sus horarios exactos de comienzo y finalización y en qué espacio físico (en el caso que sea necesario aclararlo) de manera que los asistentes al acontecimiento y los organizadores tengan un seguimiento de las mismas.
| hora | actividad | Salón |
| 20:30 a 21:00 |
Finalmente el minuto a minuto (M.A.M) que será un cuadro parecido al de calendarización, con la diferencia de que en el mismo de detallaran horarios en la primer columna, proveedores y participantes en la primer fila y se detallara que deberá estar haciendo cada uno de ellos en cada horario durante el evento.
| D.J | Iluminador | Público | Fotógrafo | |
| 20:00hs | Música de recepción | Prueba luces en salón | Espera en recepción | Fotos en recepción |