Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.
La clasificación del organigrama según su estructura es:
– Analítico: Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
– Generales: Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinto de la organización, se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino general por ser las más comunes.
– Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. son complemento de los analíticos
Ejemplo: Organigrama de un hotel.
Estos gráficos ayudan a las empresas a dividir el trabajo de la organización, especializando cada tarea que se tiene que hacer por especialización. También nos ayuda a diferenciar los niveles y áreas jerárquicas dentro de la organización entre los trabajadores. Esto genera que el trabajador se ubique en la organización y sepa, principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece, qué naturaleza de trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo aporta su trabajo de área hacia los objetivos de la organización.
Un organigrama se construye en base al Planeamiento Estratégico de la organización es decir, no se puede elaborar un organigrama si es que no se tiene un Planeamiento Estratégico y cada vez que se cambie este planteamiento, se modifica también el organigrama. Pero recordemos que el Organigrama es una parte de cómo una empresa se tiene que organizar, como hemos mencionado, es la parte Macro de la división del trabajo y que tiene que ir siempre con los Procesos para poder organizar; no pueden estar separados.
No interesa qué tamaño tenga la empresa, siempre es necesario que cuente con un Organigrama; si ya cuenta con personal es importante que se defina cuál es el rol, a qué área pertenece y cuál es la naturaleza del trabajo que van a hacer.
Es importante realizarlo como instrumento de análisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y detecto el fallo de control de supervisión en la departamentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
