Elección de proveedores
Para el armado de la fiesta, vamos a necesitar del apoyo de varios proveedores.
Al no tener experiencia, muchas veces no sabemos en quién confiar, y quién puede beneficiar o perjudicar nuestra gran noche!
Es importante tener en cuenta cuáles son los rubros involucrados:
- Sonido
- Iluminación
- Disk Jockey
- Ambientación
- Catering
- Alquiler de autos
- Shows
- Fotografía
- Vídeo
- Tarjetería
- Souvenirs
- Vestuario
- Efectos
- Cotillón
En cada rubro vamos a encontrar profesionales de años, gente con experiencia y gente que está incursionando, con poca experiencia.
Es fundamental averiguar, conocer antecedentes, hacer una pequeña investigación sobre el proveedor del que no tengamos referencias.
En caso de que contemos con la colaboración de un Organizador de Eventos, es mucho más sencillo, ya que, en base a su experiencia nos va a recomendar lo mejor, sin duda y no vamos a correr el riesgo de que no cumpla con lo previsto.
Una manera de conocer proveedores es a través de AOFREP, (Asociación de organizadores de eventos de la República Argentina) que nuclea a profesionales del medio, de los diferentes rubros. Es no solo una base de profesionales, sino también una ayuda, donde se puede pedir referencias.
Si bien Internet es una gran fuente de información, siempre es recomendable tener una reunión con quien ofrece un servicio y conocer su oficina, local o productora (si es que lo tienen), de esta manera lograremos una visión más real que nos ayudará a tomar la decisión.
En caso de tener contratado el salón, preguntarle a sus encargados es simplificador, al igual que a un Organizador de eventos, ya que van a saber decirnos cuáles son los proveedores de confianza; el hecho de trabajar cotidianamente con los diferentes rubros, es un buen filtro.
Además de tener en cuenta estos puntos es fundamental la empatía (que podremos percibir en la reunión personal) y también lo es que entiendan cuáles son los gustos, intereses y posibilidades de el/los homenajeado/s. Es importante poder hablar sobre las ideas que tenemos para que se trabajen en conjunto con lo que ofrece el proveedor, y no permitir que únicamente quiera imponernos algo. Por otro lado, debemos tener presente qué es lo que él nos ofrece, y entender que muchas veces lo que nos sugiere es lo que seguramente funciona. Esto es lo que nos permitirá comprobar la capacidad, experiencia y flexibilidad del profesional.
Si bien hay muchas opciones, siempre debemos escuchar a quienes saben , y buscar entre las diferentes propuestas, dejando de lado el valor monetario y centrándonos en lo que va a generar en la fiesta, o lo que genera en la/los homenajeada/os .
Paula Anache.
