En la actualidad con el gran crecimiento que han tenido los sistemas de información y el Internet, también empezó el crecimiento de la Intranet, que ha sido implementado en las compañías a nivel corporativo buscando contener las aplicaciones que se usan en la empresa y de esta manera tener todos los servicios y aplicaciones en un mismo lugar donde cada empleado de la empresa pueda acceder con el fin de administrar y comunicar datos, información y conocimiento. Sin embargo, como todo sistema nuevo tiene sus ventajas y desventajas, por lo que se debe conocer bien y saber implementar para que funcione con éxito.
¿Pero qué es exactamente la Intranet?
En un artículo sobre la implementación de Intranet corporativo, Wagner, Cheng y Baratz (2002) explican el Intranet de una manera general como “una red privada de computadoras que hablan con otras a través de un protocolo o lenguaje común…” [1]. Expliquemos esto por partes, una red privada quiere decir que únicamente puede ser accesada por miembros de la organización a la cual pertenece esa Intranet; al decir que hablan con otras a través de un protocolo común nos dice que las computadoras de esa red se puede comunicar entre ellas compartiendo información utilizando un mismo lenguaje.
En general la Intranet, así como las redes, pueden estar formadas por únicamente dos computadoras así como por miles de ellas, que pueden estar ubicadas en el mismo lugar o inclusive hasta en diferentes países.
Muchas empresas que están pensando seriamente el hacer uso de esta poderosa tecnología de información y muchas otras que ya están disfrutando de sus beneficios tuvieron que contestar preguntas importantes.
Una de las preguntas que se deben tener en cuenta es la que se refiere a la competencia, clientes y proveedores, si ellos están ya haciendo uso de esta tecnología, la respuesta más común es afirmativa, y aún y que en algunos casos no fuera así, se debe pensar que con el crecimiento tan rápido que está teniendo la Intranet pronto todos van a estar involucrados, y quedar fuera implicaría estar obsoleto.
Otro pregunta importante es si el uso de esta nueva tecnología es segura, si es posible utilizar una red pública como el Internet para aplicaciones de negocios sin tener el control de que o como funciona. Un ejemplo que puede ayudar a responder esta pregunta es el uso del teléfono y del fax que son redes públicas muy parecidas al Internet, y que son utilizados para sacar adelante negocios importantes. Como sabemos la seguridad es muy importante, sin embargo las redes públicas son utilizadas para transacciones importantes.
Y como último la pregunta esperada, ¿se puede esperar un rápido y suficiente retorno de inversión? En realidad los costos para la implementación de la Intranet no son muy altos y sus retornos de inversión suelen ser rápidos y valen la pena, pero se debe ser cuidadoso al implementar un proyecto de Intranet, cuidados en no excederse el tiempo de implementación que se tiene planeado, al momento de hacer la elección de la tecnología a utilizar.
Como se ha visto la Intranet puede presentar varios beneficios, aunque casi siempre los ejecutivos buscan encontrar el beneficio que puede traer monetariamente hablando, es decir, el retorno de inversión, (ROI por sus siglas en inglés “Return on investment”), el cual se puede medir de acuerdo al incremento en el nivel de calidad de la comunicación y en cómo se ha logrado reemplazar las formas tradicionales de comunicación, esto se puede ver ya que con la Intranet se logra una gran reducción de las formas tradicionales de comunicación, como lo son los impresos y la comunicación persona a persona, los cuales ocasionan una reducción en los costos.
Para lograr un Intranet exitoso, se debe invertir en un buen diseño de arquitectura de información, para así evitar que la Intranet de la organización no se desarrolle como se espera.
Un Intranet exitoso requiere de una planeación y una estrategia a largo plazo, no se puede pensar en tener Intranet exitoso en 3 o 6 meses, al contrario, se necesitan hasta 5 años para lograrlo.
22 diciembre, 2024
