El ser humano comunica desde que nace hasta que muere, también es social, requiere de otros para cubrir sus necesidades. La organización es la herramienta que relaciona la comunicación y la sociedad, la organización existe para generar un orden en la vida.
La comunicación, entre muchas definiciones es el proceso de trasmitir y recibir información. La organización tiene como premisa la obtención de un objetivo.
Podríamos llamar organización a un grupo de amigos, quienes tienen como objetivo compartir un buen momento, no estaríamos dando una definición equivoca. Un grupo de amigo si es una organización, sería una organización informal, no tiene normas establecidas o una cadena de mando estructurada.
El sentido común nos dice que una organización es una empresa, una institución, una ONG, el estado, etc. (organizaciones formales).
NOTA: En en el siguiente texto adjunto pequeñas críticas de carácter personal a las teorías conceptuales de comunicación institucional.
La organización formal se diferencia de la informal por las siguientes características:
Formalidad: tiene una estructura, objetivos, normas, protocolos, política institucional, características que le dan forma a la misma. Nos dicta como tenemos que manejarnos en una empresa, respectar normas de convivencia y atenernos a las sanciones disciplinarias a no cumplirlas. Por ejemplo, golpear a un compañero es motivo de despido justificado. No confundir formalidad con apatía, es de suma importancia para preservar la salud psicofísica de los trabajadores.
Jerarquía: cadena de mandos, generalmente niveles de forma piramidal. Por mi experiencia los mandos superiores normalmente abundan en demasía, como se dice lunfardamente “más caciques que indios”.
Tendencia a crecer: tiende tendencia al crecimiento de su plantilla de empleados e infraestructura.
El fin justifica los medios, empresarios ambiciosos con hambre de dinero y poder buscan crecer sin tener en cuenta al factor humano.
Duración: perdurar en el tiempo más allá de las generaciones. Siguiendo la línea anterior, la riqueza debe mantenerse y aumentar de generación en generación. Esto genera una bola de nieve que hace que las riquezas no sean bien repartidas, solo pequeñas porciones. Aumentado la desigualdad y pobreza.
La comunicación organizacional fluye en tres sentidos, sentido descendente, sentido horizontal y sentido ascendente:
Sentido descendente: comunicación, información u ordenes que se dan de un nivel superior a otro inferior. Ej.: el supervisor reparte las tareas del día a los operarios.
Los medios de comunicación que utilizan este sentido mayoritariamente es el verbal, correo electrónico, mensajes por vía WhatsApp.
Sentido horizontal: comunicación que vemos entre pares, empleados de la misma jerarquía. Ej.: el operario necesita generar empatía con sus compañeros, el ser busca un ambiente cordial y amable para que sea más llevadera la jornada laboral.
Se comunican de forma verbal generalmente.
Sentido ascendente: comunicación de datos, información de estados de financias que otorga un empleado a un nivel de mando superior a él. El dueño o altos gerentes deben contar con toda la información para administrar de mejor manera a la empresa.
Este tipo usa el correo electrónico, reuniones de comité, buzón de sugerencias o quejas.
Otro lado de la comunicación organizacional o institucional es la que esta tiene con el exterior (clientes, proveedores, etc.).
Toda organización tiene la necesidad de vender un producto o servicio. Tiene la premisa de promover y publicitar, es decir dar a conocer de alguna manera y forma su producto.
Según Gómez U. (2013) la comunicación organizacional externa debe tener un cierto lineamiento comunicacional estratégico, los cuales se contemplan en los siguientes axiomas:
- Hablar bien de la institución y de sus integrantes.
- Suministrar información veraz y objetiva a través de los canales institucionales
- Informar de manera oportuna resultados de la gestión.
- Afianzar la imagen corporativa en las diversas estrategias de comunicación.
- Garantizar calidad y efectividad en la atención al ciudadano.
- Respeto de la dignidad de la población reclusa en el marco de los derechos humanos.
La comunicación en las organizaciones debe desarrollarse de manera armoniosa, obviamente siempre respetando su estructura, se debe generar o buscar la empatía de sus integrantes en todos los niveles, este buen ambiente psicosocial reflejara un producto o servicio de mejor calidad.
Una buena comunicación interna refleja indudablemente una buena comunicación externa.
Difícilmente una buena comunicación externa se podría gestionar sin una buena interna.
Para garantizar un funcionamiento óptimo dentro de la organización es esencial una buena comunicación. Fomentar el buen ambiente laboral es una necesidad en esta.
Para concluir, generaciones venideras como los millennials van mutando las teorías de las comunicaciones organizacionales convencionales, un claro ejemplo de esto es la empresa informática Google, empresa de gran valor en el mercado mundial, la cual tiene una comunicación institucional desestructurada más del tipo informal.
