Si lo que se busca es insertar al mercado una agencia de viajes se debe saber que existen ciertos pasos que se deben realizar a la hora de continuar con esta idea. Si bien no es fácil y lleva cierta cantidad de tiempo pero a la vez, si se siguen los pasos de manera correcta se van a obtener resultados positivos. A continuación hablaremos de cada uno de ellos para ayudar a los emprendedores a crear este tipo de empresa.
Lo primero y esencial es conseguir los requerimientos legales y técnicos para abrir la agencia. En Argentina, la Dirección Nacional de Agencias es la autoridad de aplicación de la Ley Nacional de Agentes de Viajes (Ley N 18829). Su función es regular las actividades de todas las agencias de viajes en el país y es también, quien otorga los permisos de funcionamiento de las agencias de viajes en todo el país.
- Las agencias de viajes deben tener una licencia habilitante para poder brindar sus servicios. Además, deben tener como representante técnico idóneo en turismo y un licenciado en turismo como representante legal. Es probable que se necesite contratar estos servicios.
- La Dirección Nacional de Agencias lleva un registro de las agencias de viajes de todo el país y es el único lugar donde las nuevas agencias deben realizar sus trámites de actualización de datos o habilitación.
Otro gran paso es averiguar cuáles son los requerimientos tributarios ya que en Argentina, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) es quien establece las condiciones y las formalidades para obtener la clave única de identificación tributaria (CUIT), la cual es necesaria para que el negocio comience a funcionar.
Averiguar cómo funciona el negocio. Las agencias de viajes se encargan de brindarles a los clientes servicios destinados al ámbito turístico, tales como los de alojamiento, transporte, guías y demás. Allí es cuando se deben buscar distintos tipos de servicios y compararlos entre sí para saber cuáles te convienen y les conviene más a los clientes.
Para entrar más en el tema del funcionamiento de las agencias de viajes, podes informarte mediante información en internet y averiguar qué es lo que ofrecen las distintas agencias, investigar las tendencias en turismo y que es lo que el cliente busca, a partir de allí podrás ver qué clase de servicios agregaras a la agencia o también podes ponerte en contacto con distintas compañías proveedoras y averiguar cómo interactúan con las agencias de viajes.
Otro gran paso es decidir qué tipo de agencia vamos a crear.
Claro está que gracias al punto anterior sobre la búsqueda de información de agencias de viajes, asociaciones y proveedores nos van a ayudar a pensar en donde ubicaremos la agencia, ya que debe ser un lugar estratégico. Por lo general, clasificamos las agencias en minoristas, las que tienen un contacto directo con el cliente y las agencias mayoristas, las cuales elaboran paquetes turísticos para luego venderlas a agencias minoristas.
Luego, buscamos la manera de hacer un plan de negocios. Estamos hablando de un plan estratégico que incluye reglas para luego poder evaluar el negocio. Contiene los objetivos y los elementos necesarios para cumplir con el objetivo.
Dicho plan lleva una memoria de la empresa, contiene los objetivos, recursos a utilizar, cantidad de capital disponible y es una herramienta útil ya que ayuda al emprendedor a ampliar su información. En caso de necesitar, podes pedir ayuda a un asesor de negocios para elaborar tu propio plan en base a tus objetivos.
Una vez creado el plan, llega el momento de su ejecución, es decir, tener en claro cuáles son las tareas que se deben realizar para comenzar con la actividad de la agencia de viajes.
Algunas de las tareas principales son:
- Organizar los medios bancarios para poder recibir los pagos de los clientes. Es muy importante tener variadas formas de pagos.
- Organizar los medios electrónicos para poder comunicarse con el público.
- Organizar los medios de gestión para procesar los datos.
- Investigar cuales son los programas más populares de reservas de vuelos que utilizan las agencias de viajes.
Si la idea es ubicarnos en nuestra propia casa como centro de la agencia, es muy importante revisar las regulaciones donde vivimos. Es decir que, antes de comenzar a recibir clientes debemos asegurarnos de cumplir con las normas de salud, seguridad y construcción impuestas por el municipio local. No está de más decir que debemos utilizar una habitación específica para crear la agencia y darle un aspecto profesional. Además, debemos contar con una entrada separada de la casa para de este modo mantener la agencia y la casa separadas.
Los siguientes pasos son más fáciles, se tratan de conseguir los materiales necesarios para poder montar la oficina. Necesitaras un escritorio y algunas sillas para la hora de charlar con el cliente, y probablemente un archivador para los distintos planes turísticos. ¿Qué obtenemos con esto? Apariencia de profesionalidad y confianza con nuestros clientes para contratarnos.
Debemos decorar el ambiente, pero esto depende de qué tipo de agencia tengamos. ¿De qué manera lo podemos hacer? Colocando imágenes o pinturas de paisajes de lugares donde prestas el servicio turístico. Para dar a conocer tu profesionalidad, podes colgar en la pared tus certificados recibidos por parte de la autoridad, esto le dará mas confianza aun a los clientes.
Y por último, debemos promocionar nuestra agencia de viajes. Hoy en día tenemos al alcance miles de maneras para promocionar un negocio, debemos hacer uso de todas ellas. Las promociones mediante internet son las más populares, ya que la mayoría de las personas poseen de redes sociales o tienen al alcance sitios web. Afiliarte a otras agencias de viajes o anuncios publicitarios también puede ser de mucha utilidad. En caso de no tener éxito o no comprender las nuevas tecnologías, podes optar por contratar opciones de marketing, tales como anuncios en televisión o radio.
