Los cursogramas son una herramienta que permite visualizar de forma gráfica los procedimientos de la empresa y detectar con facilidad cualquier error, repetición o demora innecesaria (por ejemplo, materiales que se compran sin controlar el stock existente, falta de alertas de cobro o pago, documentos inútiles). Además, brinda una breve descripción de los procesos de la empresa, lo cual ayudará a descubrir y corregir ineficiencias en los procesos.
Sus ventajas son que permiten conocer:
- Las unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento.
- Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
- Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
- Permiten detectar errores en procedimientos y efectuar control interno.
- Provee visualización de los procedimientos y los responsables de llevar a cabo las tareas especificas
- Permite detectar falencias en la organización.
Sus desventajas
- Mantenimiento periódico
- Mayores costos
- Necesidad de un procedimiento que brinde soporte
- Existen fenómenos sin representación
- Influencia subjetiva de quien lo diseña
Existen normas formales para su presentación en proyectos oficiales, pero para construir un cursograma de uso interno o planear un proceso, solo hace falta tener en cuenta los símbolos que representan las distintas acciones:
- El círculorepresenta una acción en general (emitir una factura, llamar, entregar un producto, etc.).
- El cuadrado indica una acción de control (autorización de gasto, cotejo de remitos, calidad, etc.).
- El semióvalorepresenta una demora en el proceso.
- El triánguloes un archivo definitivo.
- El triángulo invertidoseñala un archivo transitorio.
- El romborepresenta una alternativa de acción.
- El rectángulo con base onduladaes un documento (remito, factura, etc.).
- La flechaune los símbolos e indica el traslado de un documento, un producto o simplemente el curso de la acción.
También hay que tener en cuenta que un cursograma se construye siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. La hoja puede separarse en columnas en las que se ubican los distintos participantes del circuito, para que quede claro quién es responsable por cada tarea.
Bibliografía utilizada:
https://prezi.com/rlohhbcuzuqw/cursogramas/?webgl=0
http://www.conocimientosweb.net/portal/article2687.html
