Definición de administración:
Administración es el proceso de diseñar y mantener ambientes en que los individuos que colaboran en grupo cumplen eficientemente objetivos seleccionados.
Sin embargo, habrá que ampliar esta definición básica:
Un administrador desempeña funciones gerenciales para planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.
La administración se aplica en toda organización.
El objetivo de todos los administradores es el mismo: generar utilidades a bajos costos.
La administración tiene que ver con la productividad, lo que significa eficacia y eficiencia.
Existen 4 tipos de funciones de la administración:
- Planificación
- Organización
- Ejecución
- Control
- ¿Qué se entiende por planificación?
La planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediantes la elección de un curso de acción.
La planificación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
La planeación define lo que pretende realizar la empresa en el futuro y como debe realizarlo. La planificación es la primera función administrativa, y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera adecuada, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el fututo.
¿Cuál es su importancia?
-Proporciona el desarrollo de la empresa.
-Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Pasos para una planificación:
- Proposito o misión y visión de la empresa.
- Diagnostico (matriz FODA) diagnostico de la situación actual de la empresa: investigación o información.
- Establecer objetivos o metas.
- Identificar alternativas.
- Comparar las alternativas.
- Elegir una alternativa.
- Programas (Grafica de Gantt)
- Expresar los planes en números (presupuestos).
*PROPOSITO O MISION:
Para que sea eficaz, la formulación o declaración de la misión debe describir con claridad:
- Cuál es el propósito fundamental del negocio.
- Quien es el cliente o cuáles son los sectores objetivos o el mercado que se debe atender.
- Cuál es la contribución de la empresa a la sociedad.
- Cuáles son los compromisos, valores y creencias que impulsa la empresa.
- Cuáles son las necesidades básicas que el negocio debe atender y como atenderlas.
Análisis FODA:
(F) Fortalezas; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
Este análisis FODA es una herramienta que les ayudara a saber cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas tiene su negocio.
- ORGANIZACIÓN:
La organización es la función administrativa relacionada con la distribución de tareas a los equipos o departamentos. Por lo cual, es el proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de una empresa, para conseguir los objetivos fijados.
Organizar consiste en identificar y clasificar las actividades de la empresa; también involucra agrupar las actividades que conducirán a cumplir todos los objetivos impuestos, asignándole cada una de esas actividades a una persona en particular.
Elementos de la organización:
División del trabajo: Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
Jerarquización: que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades especificas.
Coordinación: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.
En general, lo que hace toda empresa es agrupar sus actividades y personas de acuerdo con las funciones que realiza. Funciones básicas de una empresa:
-Producción: creación y procesamiento de bienes y mercancías (transformación, fabricación, Etc.)
-Ventas: capacidad de encontrar clientes.
-Finanzas: reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa.
- EJECUCION/ DIRECCION:
Representa la puesta en marcha de lo que fue planificado y organizado. En consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motivar a las personas para alcanzar los objetivos empresariales. Se encarga de comunicar las tareas y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales.
¿Cuál es la importancia de la ejecución?
Notemos que la ejecución es la parte “esencial” y “central”, de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.
De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de las otras funciones administrativas (Planificación, Organización y control), si no se logra una buena ejecución, la cual depende directamente de una buena dirección. Se debe lograr ser un buen líder.
- EL CONTROL:
El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño empresarial para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, lo organizado y dirigido; de modo que se puedan conseguir los objetos y emprender los ajustes necesarios para corregir los desvíos.
Importancia:
El control es función de todos los administradores, desde el presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes.
En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:
-Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.
-Posibilita el análisis de lo realizados con lo planificado.
-Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.
-Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.
*Áreas estratégicas de control:
El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.
Estas áreas por regla general, involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa. Algunas áreas básicas de resultados son áreas como producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad.
- Cada uno de estos ítems nos habla de como llegar al emprendimiento lo cual es una manera de pensar y actuar orientada hacia la creación de riqueza y buenos resultados. Es una forma de pensar, razonar y actuar centrada en las oportunidades, plantada con visión global y llevada a cabo mediante un buen liderazgo equilibrado y la gestión de un riesgo calculado, su resultado será la creación de valor que beneficia a la empresa, la economía y la sociedad.