El departamento de compras dentro de un hotel se basa en el listado de artículos. La tendencia en los hoteles es minimizar el número de artículos, ya que ello contribuye a disminuir costos financieros y de almacenamiento.
Cada jefe de departamento tiene una lista de artículos autorizados y se elabora una nota de pedido interno para la reposición. Para el pedido externo, se llega a un mínimo establecido de cada artículo y se deberá solicitar la compra, enviándolo por fax y se entrega al proveedor cuando llega el pedido anterior. El listado de proveedores autorizados, una vez definidos los artículos, el jede de compras deberá elegir al proveedor más adecuado.
Una vez solicitado el pedido, y una vez que llega, primero se deberá revisar las cantidades, los precios, si la calidad es buena, una vez que todo esté bien se le firma al proveedor. La mercadería pasa al almacén correspondiente.
El responsable del almacén deberá actualizar el diario de entrada, ósea registrar todo lo que entra. El diario de compras s el resumen de compras hechas por el hotel. Incluyendo todos los artículos comprados, especificando proveedor, cantidad, precio unitario e importe total.
Se realizan inventarios físicos, se da por dos o tres personas, esto sirve para ver cuánto tengo en existencias y cuanto da el inventario físico, los resultados se envían a la dirección, viendo las diferencias.
Las estadísticas de compra suelen usarse tres:
-Importe por artículo
-Importe por grupos de artículos (verduras, frutas, carne, etc.)
-Importes por proveedores
Objetivos
Continuidad de suministro
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Tiempos de reposición
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Roturas de stock
Rotación optima de stock
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Obsolencia
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Stocks mínima o máxima
Calidad y precio
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Selección al proveedor adecuado
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Estudio de la relación calidad/precio
Costes de compras
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Transporte
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Colocación
Política de pagos
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Anticipación de pago
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Origen de los recursos